Tổng quan về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp mà bạn nên biết

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là nền tảng sắp xếp và liên kết các bộ phận của một doanh nghiệp và tối đa hóa hiệu quả hoạt động. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp ảnh hưởng đáng kể đến quá trình thành công thực hiện chiến lược kinh doanh, là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp nào khi có kế hoạch theo kịp với thời cuộc. Sau đây Dangkykinhdoanh sẽ chia sẻ toàn bộ thông tin về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hiện nay, hi vọng sẽ hữu ích với các bạn.

Khái niệm về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp?

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Cấu trúc bên trong thể hiện cụ thể vai trò, trách nhiệm từng bộ phận hay cá nhân. Do đó, nhìn vào mô hình, con người nhận biết được quy trình làm việc giữa các bộ phận phòng ban.

Một tổ chức có cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tốt sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực hiện và phát triển các chiến lược. Điều này có thể thực hiện được vì mọi công việc đã được sắp xếp theo một trình tự đều đặn và có hệ thống. Bên cạnh đó, các lợi thế cạnh tranh hiện tại và tương lai cũng được duy trì đúng hướng.

Ngày nay, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đang có những thay đổi nhanh chóng. Mục tiêu là phát triển bền vững, nhưng các kỹ năng cơ bản vẫn không bị giảm sút.

Vai trò quan trọng của xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Dấu hiệu của sự thống nhất nội bộ trong một tổ chức là khả năng thích ứng và chuyển đổi khi cần thiết. Để phát triển bền vững, các doanh nghiệp phải điều chỉnh cơ cấu ( cấu trúc ) phù hợp với tình hình kinh tế mà không làm giảm đi các kỹ năng cốt lõi và lợi thế cạnh tranh riêng.

Xây dựng các kiểu cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có tác dụng phân bổ nguồn lực một cách hợp lý cho từng công việc cụ thể. Từ đó, công ty có thể tiết kiệm được sức lao động, giảm chi phí nhân công và giá thành sản phẩm.

Chức năng của mô hình này là xác định rõ trách nhiệm và vai trò của từng thành viên, nhân viên của đơn vị sẽ dựa vào đó để nắm bắt những kỳ vọng mà doanh nghiệp dành cho họ. Mặt khác, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng giúp xác định các quy tắc thu thập và xử lý thông tin để ra quyết định. Đồng thời, còn hỗ trợ giải quyết các vấn đề vận hành khi gặp phải.

Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khacs nhau trong suốt hành trình kinh doanh. Vì vậy, trong quá trình quản lý, cần nghiên cứu và đánh giá đúng mức các tác động sau:

1. Môi trường bên ngoài

Môi trường bên ngoài có nghĩa là các vấn đề liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh … Chúng ta có thể xác định yếu tố này dựa trên các đặc điểm sau:

 Khi môi trường năng động, tổ chức cần một mô hình linh hoạt để thích ứng nhanh với sự thay đổi. Khi bên ngoài phức tạp, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp được phân cấp.

 Khi thị trường đa dạng hóa, các công ty sẽ cần gia tăng chủng loại sản phẩm / dịch vụ, khách hàng, phạm vi tiếp cận…

Khi mức độ cạnh tranh cao đồng nghĩa với việc khan hiếm nguồn nhân lực, nhiều đối thủ cạnh tranh. Tổ chức nên đưa ra quyết định nhanh chóng để dễ dàng kiểm soát.

2. Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh là tiền đề quan trọng khi thiết kế yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Do tính chất của mô hình, nó được đào tạo để thực hiện thành công hướng đã đề ra.

3. Công nghệ và nguồn nhân lực

Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ là một yếu tố quan trọng. Yếu tố này kết hợp các nguồn lực, kiến ​​thức và kỹ thuật để sản xuất sản phẩm và dịch vụ. Một doanh nghiệp sử dụng công nghệ cao sẽ có bộ máy quản lý đơn giản hơn.

Ngoài ra, yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là nguồn nhân lực. Các đơn vị có đội ngũ nhân viên kỹ thuật cao sẽ thích ứng với cơ cấu phân cấp và linh hoạt.

Một nền văn hóa làm việc dựa trên các giá trị và nguyên tắc có nghĩa là tăng quyền tự chủ của nhân viên. Họ thường thích tự do, tự chủ và không thích sự giám sát chặt chẽ từ người quản lý. Vì vậy, khi thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, nhà quản lý cần lưu ý đến nguồn nhân lực và hình thức làm việc.

Các loại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

1. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng

cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng là loại hình cơ cấu mà trong đó mỗi chức năng quản lý được tách riêng biệt và do một bộ phận phụ trách. Cơ cấu này có đặc trưng là đội ngũ nhân viên chức năng phải có năng lực và thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực quản lý của họ.

Cấu trúc phân cấp này thường được tích hợp theo chiều dọc, với trọng tâm là tiêu chuẩn hóa và xây dựng qui trình cho nhân viên trong những phạm vi cụ thể.

cơ cấu tổ chức doanh nghiệp truyền thống này là nền tảng hình thành các bộ phận phòng ban: Tài chính, sản xuất, nhân sự,… Trong cơ cấu theo chức năng, nhân viên báo cáo trực tiếp với trưởng phòng; trưởng phòng sau đó báo cáo lên giám đốc. Hoạt động quản lý công việc từ trên xuống dưới cần có sự phối hợp giữa các bộ phận.

Ưu điểm:

• Đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng cho tất cả nhân viên trong từng bộ phận liên quan.
• Đội ngũ nhân viên được phát triển trong lĩnh vực tương ứng.
• Cách tổ chức dễ hiểu và logic.

Nhược điểm:

• Tạo ra rào cản giữa các phòng ban chức năng khác nhau trong cùng doanh nghiệp và sẽ còn trở nên kém hiệu quả nếu công ty có nhiều sản phẩm dịch vụ hoặc thị trường mục tiêu.
• Qui trình làm việc khó thay đổi và khá cứng nhắc.
• Nhân viên ít cơ hội được phát triển và đào tạo toàn diện nên khó thăng tiến lên các chức vụ khác.
• Khó khăn trong việc thúc đẩy hoạt động chức năng chéo.

 2. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo sản phẩm

Với cấu trúc này, công việc và nhân viên được sắp xếp dựa theo sản phẩm – hoặc đôi khi theo thị trường hoặc khu vực ( vùng miền ). Ví dụ: một doanh nghiệp tiếp thị quần áo nam, nữ và trẻ em thông qua các kênh bán lẻ, thương mại điện tử và danh mục ở miền Bắc, miền Trung và miền Nam có thể tổ chức sơ đồ như sau:

• Theo sản phẩm: quần áo nữ, nam và quần áo trẻ em.
• Theo thị trường: các kênh bán lẻ, thương mại điện tử và danh mục.
• Theo khu vực (vùng miền): Bắc, Trung và Nam.

Ngoài ra cơ cấu tổ chức doanh nghiệp này bao gồm nhiều cơ cấu chức năng nhỏ hơn( mỗi bộ phận trong cơ cấu có thể có nhóm bán hàng riêng, marketing riêng,…). Trong trường hợp này, mỗi bộ phận trong tổ chức được dành riêng cho một dòng sản phẩm cụ thể

Ưu điểm:

• Phù hợp với các tổ chức doanh nghiệp có nhiều sản phẩm và có thể rút ngắn chu kì phát triển sản phẩm. Giúp các doanh nghiệp nhỏ có thể tiếp cận thị trường và sản phẩm nhanh hơn.
• Đảm bảo sự tập trung và linh hoạt hơn vào năng lực cốt lõi của từng bộ phận
• Cho phép các bộ phận tập trung vào sản xuất các sản phẩm riêng biệt, đồng thời áp dụng kiến thức thu được từ các bộ phận liên quan.
• Sự phối hợp cao hơn so với cấu trúc chức năng.
• Việc ra quyết định được chuyển xuống các cấp thấp hơn, giúp quá trình nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Nhược điểm:

• Trùng lặp công việc, nguồn lực và có thể làm giảm đi hiệu quả
• Mỗi phòng ban bộ phận có các công việc như nhau dẫn đến sự cồng kềnh thay vì có thể hỗ trợ nhau..
• Công việc tương tự nhau nên nhân viên sẽ ít tương tác hơn.

3. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo bộ phận

Các công ty lớn hoạt động với một số mục tiêu ngang đôi khi sử dụng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo bộ phận. Cơ cấu này cho phép quyền tự chủ cao hơn giữa các nhóm trong tổ chức. Lấy ví dụ như General Electric có nhiều bộ phận khác nhau, bao gồm hàng không, giao thông vận tải, , kỹ thuật số và năng lượng tái tạo, v.v.

Trong cấu trúc này, mỗi bộ phận về cơ bản hoạt động như một doanh nghiệp riêng của mình, kiểm soát các nguồn lực của riêng mình, số tiền chi cho các dự án hoặc khía cạnh nhất định của bộ phận. Ngoài ra, trong cấu trúc này, các phòng ban có thể được tạo ra về mặt địa lý, với một công ty có các bộ phận ở Bắc Mỹ, Châu Âu, Châu Á,…

Ưu điểm: Đem lại sự linh hoạt hơn cho công ty lớn với nhiều bộ phận, cho phép bộ phận hoạt động như một công ty riêng biệt với một hoặc hai người báo cáo với Giám đốc điều hành hoặc quản lý cấp cao của công ty.

Nhược điểm:

• Các nhân viên làm việc cùng một chức năng ở các phòng ban khác khả năng giao tiếp kém mạnh mẽ do tập trung vào các bộ phận.
• Đặt ra câu hỏi về thông lệ kế toán và có thể có các tác động về thuế.

4. Cơ cấu tổ chức theo địa lí

Cơ cấu tổ chức theo địa lý thiết lập dựa trên khu vực địa lý. Cụ thể, sự phân chia cơ cấu tổ chức theo địa lý có thể bao gồm vùng hoặc quận, lãnh thổ

Ưu điểm: Loại cấu trúc này lý tưởng cho các tổ chức gần với các nhà cung cấp hoặc khách hàng của họ (chẳng hạn như giao hàng và hỗ trợ tại chỗ). Nó cũng tập hợp các hình thức chuyên môn kinh doanh khác nhau để cho phép mỗi bộ phận địa lý đưa ra quyết định từ một góc độ khác nhau.

Nhược điểm: Khi có nhiều bộ phận trong một lĩnh vực và mỗi bộ phận này chia cho mỗi khu vực, doanh nghiệp sẽ dễ gặp rủi ro khi tạo ra các chiến dịch cạnh tranh với các bộ phận chung chuyên môn.

5. Cơ cấu tổ chức theo thị trường

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp dựa theo thị trường là một kiểu khác của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp bộ phận. Trong cơ cấu tổ chức này, có các bộ phận dựa trên thị trường, ngành và loại khách hàng.

Ưu điểm: Một cấu trúc chung tại các tổ chức với các sản phẩm / dịch vụ cho các phân đoạn thị trường cụ thể. Các tổ chức sẽ đạt được hiệu quả cao nếu họ có kiến ​​thức chuyên môn sâu về phân khúc thị trường này. cơ cấu tổ chức doanh nghiệp này giúp các công ty nhận thức được nhu cầu thay đổi của các phân khúc mục tiêu của họ.

Nhược điểm: Quyền tự quyết định quá nhiều và điều này có thể dẫn đến sự không tương thích của các bộ phận phát triển hệ thống và dễ dàng trùng lặp các hoạt động do các bộ phận khác xử lý.

6. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo quy trình

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp này được thiết kế xoay quanh chuỗi đầu và cuối của nhiều quy trình khác nhau, chẳng hạn như nghiên cứu và phát triển, chuỗi cung ứng, v.v. Không giống như cấu trúc chức năng chặt chẽ, cấu trúc dựa trên quy trình không chỉ xem xét các hoạt động mà nhân viên thực hiện, mà còn xem xét các hoạt động khác nhau này tương tác với nhau như thế nào.

Ưu điểm: Cấu trúc này phù hợp để cải thiện tốc độ và hiệu quả, với môi trường kinh doanh nhanh chóng thay đổi vì nó có thể dễ dàng thích nghi.

Nhược điểm: Rào cản giữa các nhóm quy trình khác nhau có thể dẫn đến các vấn đề về giao tiếp và phân phối.

7. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ma trận

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ma trận là sự kết hợp của 2 cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng và bộ phận. Trong đó, nhân viên sẽ báo cáo công việc được giao cho hai cấp quản lý hoặc nhiều sếp hơn. Một người sẽ làm trong lĩnh vực quản trị như tài chính, công nghệ, nhận sự, bán hàng. Và người còn lại sẽ làm về sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng,…

Cấu trúc ma trận tương đối rất khó vì không dễ báo cáo và tương tác với nhiều sếp. Vì vậy, điều rất quan trọng là nhân viên phải biết vai trò, trách nhiệm và thứ tự ưu tiên trong công việc.

Ưu điểm: Cung cấp cả tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn vì nó có hai chuỗi lệnh thay vì một. Nó cũng tạo cơ hội cho các bộ phận này chia sẻ tài nguyên và giao tiếp cởi mở hơn với nhau.

Nhược điểm: Tính phức tạp khi nhân viên phải vượt qua cấp độ phê duyệt càng cao, thì việc trả lời sẽ trở nên bối rối. Sự nhầm lẫn có thể dẫn đến tranh cãi về việc ai có thẩm quyền đối với những quyết định và sản phẩm nào, và ai là người chịu trách nhiệm về những quyết định đó khi mọi việc diễn ra không như ý muốn.

8. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phẳng

Trong thời gian gần đây, ranh giới truyền thống của nhiều công ty đang dần được xóa bỏ, cho phép các đơn vị kết nối với nhau linh hoạt và hiệu quả hơn. Các nhóm làm việc đang dần thay thế các phòng ban; công ty và nhà cung cấp hợp tác chặt chẽ với nhau trong cùng một công ty. Tất cả các thành viên từ nhân viên đến quản lý cấp cao đều tham gia vào quá trình đưa ra quyết định.

Ưu điểm:

• Phát huy tối đa năng lực của tất cả nhân viên
• Phản ứng và tính thích nghi nhanh với những thay đổi của thị trường
• Tăng cường hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên từng bộ phận, phòng ban.

Nhược điểm:

• Quy trình này mất nhiều thời gian
• Nhân viên có thể bị ảnh hưởng bất lợi bởi những thay đổi của quản lý
• Khi xảy ra bất đồng quan điểm trong nhóm thì khó liên kết và đi đúng hướng nếu không có các quyết định điều hành từ người lãnh đạo.
• Nhân viên khó có thể xác định được đến gặp người quản lý nào để được phê duyệt hoặc tham khảo khi họ gặp phải những tình huống này.

Tác động của các giai đoạn tăng trưởng đối với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Các tổ chức thường phát triển theo một cách nhất quán và có thể dự đoán được. Trải qua mỗi giai đoạn phát triển, các công ty phải đồng thời giải quyết các vấn đề khác nhau. Quá trình này đòi hỏi cấu trúc, kỹ năng quản lý và ưu tiên riêng biệt. Dưới đây là 4 giai đoạn phát triển trong vòng đời của tổ chức:

• Khởi nghiệp: Là giai đoạn phát triển có tốc độ tăng trưởng không nhất quán, cấu trúc đơn giản. Ở giai đoạn này, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thường mang tính tập trung cao.
• Mở rộng: Giai đoạn mở rộng thể hiện tăng trưởng nhanh chóng và tích cực và sự xuất hiện của các hệ thống chính thức. Các công ty ở giai đoạn này thường tập trung hóa và hạn chế ủy quyền.
• Củng cố: Tốc độ tăng trưởng chậm hơn, xu hướng tập trung hóa bộ phận, hệ thống chính thức hóa và tập trung quyền vừa phải.
• Đa dạng hóa: Xảy ra khi các tổ chức lớn trải qua sự phát triển nhanh chóng cùng với sự quan liêu và phân quyền.

Khi một doanh nghiệp chuyển từ giai đoạn tăng trưởng này sang giai đoạn tăng trưởng khác, những thay đổi là cần thiết, được lên kế hoạch cẩn thận và thực hiện một cách chiến lược để tối đa hóa hiệu suất. Vì trên thực tế, không có gì đảm bảo rằng công ty sẽ trải qua các giai đoạn mà không gặp vấn đề gì. Ban lãnh đạo phải nhận biết rủi ro dựa trên các thông số và thực hiện các thay đổi để điều chỉnh cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cho phù hợp.

Đánh giá cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nào phù hợp với bạn?

Trong một tổ chức hoặc công ty của bạn, người lãnh đạo phải có hiểu biết rộng để xem xét môi trường xung quanh và nghiên cứu tất cả các cấu trúc của tổ chức. Từ đó, quyết định loại cấu trúc nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Tương tự như việc chọn một chiếc xe mới. Ở cấp độ cơ bản nhất, bạn luôn tìm kiếm thứ gì đó phù hợp với mình, phù hợp với lộ trình của bạn, có thể đưa bạn đi từ điểm A đến điểm B mà không gặp khó khăn. Tuy nhiên, có rất nhiều lựa chọn khác để xem xét: Bạn muốn một chiếc xe bốn hoặc hai bánh tích hợp GPS, tự động hay thủ công, nội thất trông như thế nào? …

Tương tự như trong việc lựa chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các tùy chọn của bạn sẽ bao gồm: phạm vi kiểm soát rộng hay hẹp, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tập trung hay phi tập trung, chuỗi lệnh giữa các cấp dài hay ngắn, …

1. Đánh giá khía cạnh cấu trúc

Các nhà lãnh đạo có thể xem xét đánh giá môi trường nội bộ của doanh nghiệp bằng cách đo lường và phân tích các khía cạnh của tổ chức đó.

• Nghiên cứu về chuyên môn hóa: mức độ mà các hoạt động của tổ chức được phân phối trong một vai trò chuyên biệt.
• Nghiên cứu về tiêu chuẩn hóa: mức độ mà tổ chức hoạt động theo các quy tắc và thủ tục tiêu chuẩn.
• Nghiên cứu về chính thức hóa: các bước và thủ tục sau khi được chuyển thành
• Nghiên cứu về sự tập quyền: mức độ mà người quản lý hệ thống có quyền ra quyết định.
• Nghiên cứu về cấu hình: cấu trúc của doanh nghiệp bao gồm một số cấp bậc dọc cũng như các nhân viên báo cáo trực tiếp cho từng người quản lý.

2. Xem xét các yếu tố hoàn cảnh

Xem xét các yếu tố hoàn cảnh giúp công ty có cái nhìn rõ hơn về môi trường bên ngoài cũng như mối quan hệ bên ngoài lẫn bên trong. Các yếu tố bao gồm:

• Nguồn gốc lịch sử
• Quyền sở hữu và kiểm soát
• Vị thế
• Vị trí
• Sản phẩm/ dịch vụ
• Quy trình
• Quan hệ với các đối tác

 

Trên đây là những thông tin về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà Dangkykinhdoanh đã chia sẻ. Hy vọng những kiến thức bổ ích này có thể giúp các doanh nghiệp giải đáp được những thắc mắc và áp dụng đúng loại cấu trúc phù hợp với doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả.