Một số câu hỏi luôn được đặt ra trong đầu nhiều người “Vì sao việc lập kế hoạch lại vô cùng quan trọng? Thiết lập một kế hoạch như thế nào mới hiệu quả? Các bước xây dựng nên một kế hoạch tối ưu…” Trên thực tế những người thành công là người biết đặt ra kế hoạch mục tiêu cụ thể và định hướng rõ ràng những việc họ cần làm cho bản thân, cho cuộc sống và cho cả cơ nghiệp của mình.
Cũng học cách thiết lập kế hoạch hoàn hảo tại dangkykinhdoanhvietnam qua bài viết dưới đây nhé!
Nội dung
Kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là quá trình nhà quản lý đặt ra các mục tiêu và xác định các phương hướng nhanh chóng đạt được các mục tiêu này. Lập kế hoạch liên quan đến việc lựa chọn các sứ mệnh, mục tiêu và các hành động để đạt được chúng; nó đòi hỏi phải ra quyết định lựa chọn một trong số các phương hướng hoạt động thay thế trong tương lai.
Chính vì thế lập kế hoạch là nền tảng cho các hoạt động trong tương lai sau một quá trình suy nghĩ trước khi thực hiện. Cũng vì lẽ đó việc này được xem là một trong những nhiệm vụ chính của các nhà quản lý ở tất cả các cấp đều phải thực hiện.
Kế hoạch kinh doanh đóng vai trò quyết định sự thành công của doanh nghiệp
Trong một công ty, Ban Giám đốc sẽ là người lập kế hoạch định hướng tương lai dài hạn và ngắn hạn bằng cách nhìn về tương lai; bằng cách ước tính và đánh giá hành vi tương lai của môi trường liên quan; bằng cách xác định vai trò mong muốn của chính doanh nghiệp.
Ngoài ra việc lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các loại và khối lượng khác nhau của các nguồn lực về vật chất và các nguồn lực khác cần thu được từ bên ngoài. Để phân bổ các nguồn lực này một cách hiệu quả giữa các yêu cầu cạnh tranh và sắp xếp để chuyển đổi một cách có hệ thống các nguồn lực này thành các đầu ra hữu ích.
Tầm quan trọng của kế hoạch khi thực hiện các dự án
Lập kế hoạch có ý nghĩa quan trọng vì nó là công cụ định hướng chúng ta đi đâu, làm việc gì và giảm nguy cơ rủi ro bằng cách đưa ra dự đoán. Sau đây là những lợi thế đáng kể của việc lập kế hoạch gồm:
Lập kế hoạch cung cấp các định hướng
Lập kế hoạch đảm bảo rằng các mục tiêu chắc chắn được khẳng định để dùng làm mô hình cho việc xác định hành động nào nên được thực hiện và theo hướng nào. Nếu các mọi việc được thiết lập tốt, chủ doanh nghiệp sẽ thông báo cho toàn bộ nhân viên về những gì công ty phải làm và những gì họ cần làm để đạt được những mục đích đó.
Lập kế hoạch làm giảm nguy cơ rủi ro
Lập kế hoạch là một hoạt động cho phép người quản lý nhìn sự việc trước và dự đoán những thay đổi trong tương lai. Bằng cách xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành, việc lập kế hoạch ghi chú cách đối phó với những thay đổi và những rủi ro có tác động không thể dự đoán trước.
Lập kế hoạch kinh doanh giúp giảm thiểu rủi ro
Lập kế hoạch giảm thiểu các hoạt động chồng chéo và lãng phí
Lập kế hoạch là nền tảng để tổ chức các hoạt động và mục đích của các ngành, bộ phận và người dân riêng biệt. Nó hỗ trợ trong việc tránh hỗn loạn và nhầm lẫn. Vì vậy lập kế hoạch đảm bảo sự chính xác trong việc hiểu và hành động. Qua đó giúp công việc được tiến hành dễ dàng mà không bị chậm trễ.
Lập kế hoạch khuyến khích các ý tưởng đổi mới
Vì đây là chức năng chính của nhà quản lý nên việc sáng tạo các phương pháp tiếp cận mới có thể ở dạng kế hoạch thực tế. Đây là thách thức lớn nhất đối với ban lãnh đạo trong việc điều hành công ty vì nó dẫn dắt tất cả các hoạt động đã được lên kế hoạch hướng đến sự tăng trưởng và cả sự phát triển của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch hỗ trợ việc ra quyết định
Nó khuyến khích nhà quản lý nhìn vào sự việc tương lai và đưa ra quyết định từ một số kế hoạch hành động thay thế. Người quản lý phải đánh giá từng phương án và chọn ra phương án khả thi nhất.
Tại sao cần xây dựng kế hoạch trước khi thực hiện công việc?
Nắm rõ mục đích, nắm chắc kết quả
Trước khi thực hiện công việc, nhà quản lý phải nắm rõ các mục đích, mục tiêu mong muốn đạt được và nắm chắc phần thắng trong khoảng thời gian nào đó sau khi hoàn thành công việc. Bên cạnh đó để tránh phạm phải những sai lầm không đáng có, nhà quản lý phải thực hiện đúng các yêu cầu và quy trình trong bản kế hoạch lập trước đó.
Chủ động trong công việc
Để trở thành nhà quản lý doanh nghiệp tài ba và thành công gầy dựng cơ nghiệp phát triển mạnh mẽ, chủ động rất quan trọng trong tính cách làm việc của một nhà quản lý. Bởi vậy việc lập kế hoạch là cách giúp họ nâng cao tính chủ động trong công việc, quý trọng thời gian, quyết đoán trong quyết định và tinh thần trách nhiệm.
Tư duy hoạch định chiến lược
Biết cách thiết lập kế hoạch chu toàn giúp nhà quản lý có tư duy hoạch định chiến lược, có cái nhìn bao quát mọi thứ và khả năng giải quyết vấn đề trong khoảng thời gian nhất định.
Nếu nhà quản lý mường tượng được các hoạt động cụ thể cần hành động trong tương lai cùng với thời điểm lý tưởng để thực hiện, họ sẽ biết cách sắp xếp mọi việc một cách chu toàn và hợp lý nhưng vẫn đảm bảo mang lại kết quả mong muốn.
Tư duy hoạch định chiến lược trong kế hoạch kinh doanh
Thăng tiến cấp bậc, cấp quản lý
Có thể nói sở hữu một bản kế hoạch hoàn hảo mang lại nhiều lợi ích cho công ty sẽ là bàn đạp thăng cấp nhanh chóng của một cá nhân nếu họ có ý tưởng mới lạ, sáng tạo và hoạch định tốt công việc mang về kết quả ưng ý.
Dựa vào những cống hiến đó, nhà quản lý có thể tận dụng để triển khai hoạt động phát triển công ty. Do đó trọng dụng nhân tài cũng là một trong những việc cần thực hiện trong kế hoạch quản lý doanh nghiệp.
Báo cáo kết quả công việc
Khi có bản kế hoạch công việc chi tiết, nhà quản lý sẽ thuận tiện theo dõi hệ thống hoạt động của toàn công ty. Trong đó các trưởng phòng sẽ đảm nhiệm từng bộ phận, phân bổ công việc và giám sát tiến độ công việc của từng nhân viên theo như kế hoạch đề ra. Cho đến thời hạn kết thúc, nhà quản lý sẽ dựa vào báo cáo tổng kết xem xét kết quả đạt được có đúng như dự kiến trong kế hoạch hay không.
Phân loại những kế hoạch trong doanh nghiệp
Kế hoạch khởi nghiệp hoặc tái tập trung
Đây là một kế hoạch chi tiết giúp bạn có suy nghĩ sâu sắc về doanh nghiệp và nơi bạn thấy nó sẽ phát triển bền lâu. Đồng thời nó vô cùng quen thuộc với doanh nghiệp. Để tạo ra bản kế hoạch này thường tốn rất nhiều ngày hoặc vài tuần để hoàn thành. Việc này đòi hỏi thực hiện nhiều cuộc nghiên cứu và phân tích, có thể mất tối đa 5 năm.
Đây là loại kế hoạch mà những Startup mới bắt đầu kinh doanh hoặc những doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi lớn hoặc là ở thời gian tái tập trung. Bởi thế “Kế hoạch kinh doanh” hầu hết được các chủ doanh nghiệp thành lập đều nghĩ đến đầu tiên.
Những phần chính cần phải có:
- Tóm tắt điều hành
- Tổng quan kinh doanh
- Sản phẩm và Dịch vụ
- Phân tích thị trường
- Chiến lược kinh doanh và kế hoạch thực hiện
- Tóm tắt quản lý
- Kế hoạch tài chính
- Tóm tắt tổng thể
- Tài liệu hỗ trợ
Kế hoạch tăng trưởng hàng năm
Để lên kế hoạch tăng trưởng hàng năm cần chú trọng 3 thành phần sau đây:
- Kế hoạch Tài chính – Thiết lập ngân sách dự trù trong 12 tháng. Dự kiến thu nhập thu về và chi phí bỏ ra của công ty là bao nhiêu cho mỗi tháng. Sau đó đánh giá thực tế của mỗi tháng đối với ngân sách / dự kiến của nó. Bằng cách này, nhà quản lý có thể điều chỉnh những điểm cần thiết khi qua năm.
- Kế hoạch Marketing – là yếu tố thúc đẩy Kế hoạch tài chính của công ty. Có ít nhất 5 phần trong một kế hoạch Marketing hiệu quả: Mô tả về đối tượng khách hàng tiềm năng; Phương tiện tiếp thị; U.S.P. (Đề xuất Bán hàng Độc nhất) và Ngân sách tiếp thị và lịch tiếp thị.
- Kế hoạch hoạt động – Có 7 quy trình cơ bản trong hoạt động doanh nghiệp. Các mục tiêu sẽ được đặt ra để cải thiện từng hoạt động trong quá trình thực hiện 7 quy trình này.
Những công việc này trong Kế hoạch tăng trưởng phải được hoàn thành hàng năm và sau đó hiệu suất hoạt động phải được theo dõi sát sao so với kế hoạch ban đầu đưa ra.
- Kế hoạch chiến dịch
Lập kế hoạch theo kịch bản hoàn chỉnh là một kỹ thuật được sử dụng khi một công ty đang hoạt động trong một ngành hoặc môi trường thay đổi nhanh chóng hoặc không thể đoán trước được.
Qua đây các chủ doanh nghiệp có thể thông qua một quy trình xoay quanh “những động lực quan trọng” và khả năng xảy ra trong tương lai. Sử dụng kỹ thuật này, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều kịch bản (khoảng 3 đến 5 cái phù hợp) có khả năng xảy ra nhất trong tương lai. Từ đó họ sẽ vạch ra kế hoạch hành động dự kiến cho từng trường hợp.
Chắc hẳn điều này hoàn toàn chưa đầy đủ nhưng nó cung cấp cho chủ doanh nghiệp một điểm bắt đầu ngay lập tức và kế hoạch hành động sẽ được triển khai khi kịch bản sự việc đó xảy ra.
Các bước lập một bản kế hoạch hiệu quả
Sau đây là các bước cơ bản hữu ích trong hầu hết mọi loại quy trình lập kế hoạch. Quá trình này nên được sử dụng như một phần của chu trình lập kế hoạch cho phép học hỏi và cải tiến liên tục.
1. Xác định mục tiêu
Lập một kế hoạch hiệu quả bắt đầu bằng việc nhà quản lý xác định và ghi lại những mục tiêu mong muốn. Theo nghiên cứu từ Đại học Dominica chứng minh những người viết ra những mục tiêu cụ thể, họ luôn hoàn thành nhiều hơn so với những người không viết.
Đặt mục tiêu rõ ràng trong kế hoạch ngoài giúp tăng khả năng thành công, còn thuận tiện cho nhà quản lý theo dõi, xem xét quá trình cần thiết và không chỉ đơn giản là kết quả cuối cùng.
Vì đây là bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch hành động, hãy sử dụng khung mục tiêu SMART với
- Specific (Cụ thể)
- Measurable (Có thể đo lường)
- Achievable (Có thể đạt được)
- Relevant (Có liên quan)
- Time Bound (Có thời hạn)
Sử dụng SMART nhà quản lý sẽ không có sự mơ hồ xung quanh về những mục tiêu và lập một kế hoạch hành động chỉnh chu trình bày chính xác toàn bộ những gì cần làm cho công ty.
Các bước lập kế hoạch kinh doanh: sơ đồ Smart
2. Chia mục tiêu thành các cột mốc quan trọng
Khi nghe đến những mục tiêu quan trọng thông thường mọi người sẽ cảm thấy đáng sợ trước những áp lực lớn công việc để hoàn thành mục tiêu đó. Có khi một số người phải chấp nhận bỏ cuộc trước khi nỗ lực hết mình.
Việc tập trung quá nhiều vào kết quả mong muốn, cả nhà quản lý và nhân viên đều cảm thấy bế tắc sau khi xác định cách lập kế hoạch để đạt được kết quả đó.
Thế nhưng việc chia mục tiêu thành nhiều cột mốc rời rạc sẽ giúp người lập mục tiêu bớt căng thẳng và lo lắng về vạch đích. Thay vào đó, họ có thể xem mỗi mục tiêu nhỏ như mỗi bước đi từ từ tiến đến vạch đích để hiện thực hóa kế hoạch.
Với lối suy nghĩ này, mọi người có động lực nhiều hơn để thực hiện lộ trình ghi đầy đủ chi tiết những việc cần làm, khả năng duy trì động lực tăng lên và cam kết trong suốt quá trình thực hiện.
3. Xác định các nguồn lực cần thiết
Bất kỳ kế hoạch nào không tính đến các nguồn lực cũng giống như một danh sách yêu thích. Cho dù nhà quản lý đang bắt tay vào một dự án cá nhân hay làm việc theo nhóm, việc xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện thành công kế hoạch sẽ cho phép họ đưa ra các quyết định sáng suốt về việc thực hiện kế hoạch đó.
4. Ưu tiên và giao tất cả công việc liên quan
Các mục tiêu khác nhau có thể được hưởng lợi từ các kiểu lập kế hoạch khác nhau.
Nếu đang lên kế hoạch cho một sáng kiến mới, hãy bắt đầu bằng cách xác định vị trí hiện tại của bản thân có liên quan đến vị trí muốn làm hay không.
Nếu đang giải quyết một vấn đề hiện có, hãy động não phân tích tình hình và khám phá các giải pháp tiềm năng.
Trong cả hai trường hợp, kế hoạch hành động dễ làm hơn khi biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ cần hoàn thành trước và sau
Nếu đó là công việc cá nhân, việc ưu tiên sẽ chỉ dựa vào nỗ lực và tác động. Khi làm việc trong một nhóm cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công nhiệm vụ để theo dõi tiến độ và đưa ra trách nhiệm giải trình.
Phân tích và tập trung vào mục tiêu quan trọng
5. Xem xét, phản ánh và điều chỉnh
Ngoài việc tạo ra một kế hoạch chỉnh chi, duy trì được sự nhanh nhẹn cũng là yếu tố quan trọng để thành công trong thời gian dài.
Một kế hoạch hiệu quả không phải là tĩnh — mà phải năng động và phát triển khi tổ chức và hoàn cảnh chắc chắn thay đổi.
Theo thông tin từ Báo cáo Rủi ro Toàn cầu của Diễn đàn Kinh tế Thế giới, sự thay đổi về công nghệ và xã hội có sức ảnh hưởng đến những chuyển đổi tại nơi làm việc. Đồng thời tại một thời điểm nào đó, những sự biến đổi này chắc chắn sẽ tác động đến cả những kế hoạch.
Bởi thế cách tốt nhất để đảm bảo kế hoạch vẫn triển khai suôn sẻ là thường xuyên xem xét lại kế hoạch. Bên cạnh đó việc đánh giá liên tục không chỉ theo dõi tiến độ đối với từng nhiệm vụ hoặc mục tiêu nhỏ, còn cho phép thực hiện những thay đổi cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp.
Mẫu lập kế hoạch công việc chuyên dụng
Để thuận tiện theo dõi và áp dụng công việc trong bản kế hoạch, việc lập những biểu mẫu giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động đang diễn ra và những lỗi sai phạm đang mắc phải.Bên cạnh đó còn giúp cho nhân viên công ty nắm bắt tốt lượng công việc đảm nhiệm, trưởng bộ phận dễ dàng kiểm tra, giám đốc dễ điều hành và đánh giá dự án đó chính xác nhất.
Sử dụng biểu mẫu kế hoạch giúp nhà quản lý không tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm các hạng mục công việc cũng như các công việc đã liệt kê sẵn cho một dự án. Tuy nhiên tùy thuộc vào quy trình thực hiện và tính chất công việc của mỗi lĩnh vực sẽ có biểu mẫu riêng. Nhưng những mẫu thiết lập triển khai kế hoạch dự án vẫn đều có chung một dàn ý.
Do đó một mẫu kế hoạch bài bản và chuyên nghiệp chính là yếu tố dẫn đến sự thành công của một dự án và cả ở người quản lý.
Qua những thông tin trên chia sẻ về lập kế hoạch, chúng tôi hy vọng bạn sẽ học hỏi những kiến thức hữu ích để áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn muốn doanh nghiệp của bạn bước đến đỉnh vinh quang nhanh nhất và thành công nhất, hãy cùng dangkykinhdoanhvietnam.com rèn luyện thói quen lập kế hoạch chu toàn trong tất cả mọi việc nhé!
