Tìm hiểu về ngành nhân sự, quản lý nhân sự sao cho hiệu quả

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của các công ty hay các tập đoàn, ngày càng có thêm nhiều bộ phận tham gia vào quá trình đóng góp, quản lý cũng như phát triển công ty. Một trong số các bộ phận quan trọng với mỗi doanh nghiệp chính là bộ phận nhân sự.

Vậy nhân sự là gì? Nhân sự đóng vai trò như thế nào trong việc hình thành cũng như phát triển cho doanh nghiệp? Cách nào để quản lý nhân sự hiệu quả? Hãy cùng dangkykinhdoanhvietnam.com tìm hiểu tổng quan về ngành nhân sự và quản lý nhân sự sao cho hiệu quả nhé!

Nhân sự là gì? Vai trò của nhân sự đối với doanh nghiệp

Nhân sự hay còn được gọi là HR (Human Resource) chính là một bộ phận trong doanh nghiệp đảm nhận nhiệm vụ tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên và quản lý các chế độ cho nhân viên. Công việc này góp phần giúp cho doanh nghiệp thu hút, quản lý cũng như phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.

Công việc nhân sự gồm nhiều mảng, phụ trách nhiều công việc khác nhau tùy theo yêu cầu cũng như nhiệm vụ ở vị trí được giao. Có nhiều vị trí khác nhau chẳng hạn như: giám đốc nhân sự, giám đốc đào tạo và phát triển, giám sát nhân sự, chuyên viên nhân sự,…

Những người làm về nhân sự là những người sẽ làm việc trực tiếp với các nhân viên, người lao động trong công ty, từ đó lên các phương án, chiến lược, hoạch định nhân viên nhằm quản lý và tạo ra sự gắn kết giữa mọi người trong công ty lại với nhau.

Nhân sự là gì?

Các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp

Bộ phận tìm kiếm và tuyển dụng

Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính là tìm kiếm và thông qua các phòng ban khác nhau trong công ty để hiểu rõ nhu cầu, số lượng nhân viên còn thiếu từ đó lên kế hoạch đăng tin tuyển dụng đến những ứng viên phù hợp với công việc mà các phòng ban đó yêu cầu.

Các công việc mà bộ phận này thường làm chính là:

• Lên chiến lược, lập kế hoạch tuyển dụng tương ứng với từng thời điểm khác nhau sao cho phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
• Đăng tin lên các trang tuyển dụng để thu hút ứng viên
• Bằng các phương pháp nghiệp vụ nhà tuyển dụng sàng lọc, sắp xếp, lên lịch phỏng vấn cũng như kiểm tra, đánh giá ứng viên
• Nhà tuyển dụng phải xây dựng các sự kiện, chiến dịch để tìm kiếm những nhân tài xuất sắc về cho công ty.
• Tiếp xúc trực tiếp với ứng viên từ những ngày đầu tiên
• Đảm nhận các công việc như gửi thư từ thông báo phỏng vấn, thông báo trúng tuyển, từ chối ứng viên,…
• Xử lý các vấn đề liên quan đến pháp lý với nhân viên

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi

Đây là bộ phận được hầu hết mọi người trong công ty hết mực quan tâm. Nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý hệ thống lương, thưởng, phúc lợi của công ty cũng như các chế độ của nhân viên sao cho phù hợp, công bằng và đúng với quy định của pháp luật.

Ở bộ phận này nhà tuyển dụng cần phải nắm rõ những điều luật về người lao động, luật bảo hiểm, kèm với đó là những chính sách và điều luật có liên quan.

Công việc ở bộ phận này chủ yếu là:

• Chấm công cho toàn bộ nhân viên
• Quản lý giờ giấc, các ngày nghỉ của nhân viên
• Nghiên cứu và xây dựng bảng lương phù hợp với nhân viên
• Lên các kế hoạch thưởng và phúc lợi cho nhân viên
• giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp về các vấn đề phát sinh trong mối quan hệ giữa người lao động với chủ doanh nghiệp
• Đánh giá hiệu quả lao động thông qua bảng KPI đã được nghiên cứu và xây dựng từ trước
• Quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động của nhân viên
• Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên đối với công ty

Bộ phận hành chính nhân sự

Mọi vấn đề liên quan đến nghiệp vụ hành chính sẽ được bộ phận này tham gia quản lý và giải quyết mọi vấn đề có liên quan. Bộ phận này cũng tham gia xem xét, đánh giá hiệu suất công việc, thực hiện các chính sách và quy trình của công ty bao gồm:

• Quản lý hồ sơ, hợp đồng của nhân viên
• Hỗ trợ nhân viên biết về các quy định, chính sách phúc lợi, lương thưởng của công ty
• Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hợp đồng theo quy định
• Theo dõi các chính sách, quy định của công ty
• Chuyển phát, giao nhận hồ sơ, giấy tờ đến các bộ phận trong công ty
• Lên kế hoạch mua sắm, cấp phát, quản lý các thiết bị làm việc, văn phòng phẩm và các tài sản khác ở công ty
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện, teambuilding cho công ty
• Xây dựng cũng như theo dõi nề nếp văn hóa trong công ty
• Lập các báo cáo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo sự chỉ dẫn của cấp trên

Bộ phận đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đây là một bộ phận quan trọng nhất đối với phòng nhân sự, bộ phận này sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm trong việc nâng cao kiến thức, kĩ năng của tất cả nhân viên trong công ty nhằm nâng cao hiệu quả làm việc. Bên cạnh đó cũng góp phần nâng cao trình độ của từng người, qua đó giúp họ có thể tiến xa hơn trong công việc. 

Các công việc chính của bộ phận này như:

• Lên kế hoạch và chương trình đào tạo cho nhân viên theo yêu cầu của công ty
• Triển khai các chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty
• Theo dõi và đánh giá các chương trình đào tạo nhằm khắc phục những điểm còn thiếu xót cũng như điều chỉnh cho sao cho quá trình đào tạo có hiệu quả nhất.
• Xây dựng các chương trình đào tạo, huấn luyện về chuyên môn cho các nhân viên mới giúp học sớm thành thạo và bắt đầu vào công việc.

Đào tạo nhân sự

Các bước trong tuyển dụng nhân sự

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Việc tuyển dụng nhân sự bắt đầu từ bước xác định các vị trí còn trống, tìm hiểu về đặc điểm của công việc từ các kỹ năng, kiến thức, trình độ cũng như kinh nghiệm cho vị trí cần tuyển dụng. Doanh nghiệp cần phải qua các bước sau để xác định được rõ nhu cầu tuyển dụng của mình:

Hãy tìm hiểu xem doanh nghiệp có đang còn thiếu vị trí nào hay không. Tìm ra các vấn đề chưa được giải quyết cần đến trình độ, năng lực của một ứng viên để tiếp nhận giải quyết vấn đề này

Tính toán xem liệu số lượng công việc có tăng lên khi tuyển dụng một nhân sự mới hay không

Cập nhật và phân tích các kỹ năng, trình độ hay kinh nghiệm thường xuyên xem doanh nghiệp có đáp ứng được đầy đủ hay không

2. Lên kế hoạch

Lập kế hoạch tuyển dụng là một khâu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Phía nhân sự cần phải xem xét, đưa ra các yêu cầu về kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm cho vị trí còn đang thiếu.

Kế hoạch phải thật chuyên nghiệp thì mới thu hút được các ứng viên tiềm năng có đầy đủ kiến thức, trình độ, kinh nghiệm tham gia ứng tuyển, giúp cho nhân sự sẽ hoàn thành được mục tiêu được doanh nghiệp giao.

3. Thu thập, phân tích thông tin công việc

Thu thập và phân tích công việc là một quy trình mà phía nhân sự phải chịu trách nhiệm xác định cụ thể nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho vị trí đang tuyển dụng.

Đây là những yếu tố giúp cho ứng viên có thể xác định được mục tiêu, tiêu chí rõ ràng để đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng cũng như trong công việc, để có thể thực hiện nó một cách hiệu quả. Quy trình này bao gồm các bước:

• Thu thập và ghi chép lại những thông tin cần thiết cho công việc
• Kiểm tra lại xem thông tin công việc có đúng không
• Xây dựng lên bảng mô tả công việc để ứng viên có thể dễ dàng hình dung
• Nêu cụ thể các kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần thiết cho công việc.

4. Xây dựng bảng mô tả công việc

Chuẩn bị bảng mô tả công việc hay còn gọi JD (Job Description) là một khâu cực kỳ quan trọng. Bảng mô tả công việc của bên phía nhân sự sẽ được hình thành sau khi xác định rõ những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần có cho vị trí đang tuyển dụng.

Bên cạnh đó JD cũng cho phép ứng viên đối chiếu với bản thân mình, xem những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra có phù hợp với năng lực bản thân mình hay không. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp tìm thấy những ứng viên phù hợp nhất với mình.

Một JD thường sẽ có những yếu tố này:

• Tên và mô tả công ty
• Giới thiệu công ty
• Vị trí tuyển dụng
• Phòng ban tuyển dụng
• Yêu cầu công việc
• Kỹ năng cần thiết
• Kinh nghiệm làm việc
• Các yếu tố lợi thế
• Trách nhiệm với công việc 
• Lợi ích khi làm việc tại doanh nghiệp
• Lương thưởng và các chế độ
• Kêu gọi ứng tuyển

5. Tìm kiếm các ứng viên phù hợp

Phải tìm kiếm, thu hút những ứng viên tiềm năng và thúc đẩy họ ứng tuyển, đây là phần quan trọng nhất quá trình tuyển dụng nhân sự. Thông tin nên được quảng cáo cũng như đăng tải trên các trang tìm kiếm việc làm, mạng xã hội. 

6. Sàng lọc ra những ứng viên thích hợp nhất

Những thống kê cho thấy thì đa phần các doanh nghiệp đều gặp phải khó khăn trong quá trình tuyển dụng. Và quy trình tuyển chọn nhân sự từ các đơn tuyển dụng của ứng viên là quá trình khó khăn nhất với họ.

Hãy làm theo quy trình các bước sau đây để giải quyết vấn đề này:

• Lọc theo các yêu cầu tối thiểu của công việc
• Phân theo nhóm hồ sơ như kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm, chứng chỉ để ưu tiên những ứng viên tốt nhất
• Tổng hợp các ứng viên có đầy đủ các yếu tố trên 
• Lựa chọn các mục cần thiết để yêu cầu ứng viên trình bày trong buổi phỏng vấn

7. Bắt đầu phỏng vấn

Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự, hiện nay có nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu tuyển dụng mà mỗi công ty có thể lựa chọn những hình thức khác nhau cho mình

Một số hình thức phỏng vấn phổ biến:

• Phỏng vấn qua video call: Hình thức này giúp doanh nghiệp có thể lọc ứng viên một cách hiệu quả, ở hình thức phỏng vấn này ứng viên sẽ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng từ cái nhìn đầu tiên, quá trình phỏng vấn nên trình bày ngắn gọn về kiến thức, kĩ năng cũng như kinh nghiệm của ứng viên.
• Phỏng vấn trực tiếp: Đây là bước cuối cùng để xác định ứng viên có thể vào công ty hay không. Buổi phỏng vấn sẽ có sự góp mặt của những người có chức vụ cao trong một doanh nghiệp. Cần quyết định lựa chọn ứng viên ở bước này và lên danh sách ứng viên dự phòng.

8. Đánh giá và lựa chọn ứng viên

Doanh nghiệp cần đánh giá những ứng viên xuất sắc trong buổi phỏng vấn, phù hợp với yêu cầu công việc. Ở bước này doanh nghiệp cũng sẽ cần phải đối chiếu lại với công ty cũ của ứng viên, xem lại hồ sơ của ứng viên trên mạng xã hội để kiểm tra lại thông tin.  

9. Mời làm việc

Sau khi đã đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp, doanh nghiệp cần gửi một thư mời làm việc đến ứng viên. Trong thư cần có đầy đủ ngày giờ, địa điểm nhận việc, mức lương và các hướng dẫn khác đến ứng viên.

10. Hướng dẫn nhân viên mới

Khi mới bắt đầu, ứng viên cần có thời gian thích nghi với môi trường cũng như công việc mới. Doanh nghiệp cần hướng dẫn ứng viên làm quen với môi trường mới và nuôi dưỡng lòng trung thành với doanh nghiệp. Hay làm cho nhân viên buổi tiệc chào đón và giới thiệu nhân viên mới với tất cả mọi người trong công ty.

Lựa chọn nhân sự sao cho phù hợp

Ứng viên phù hợp có thể là một ứng viên giỏi bởi yêu cầu công việc cao, tuy nhiên ứng viên phù hợp có thể là người không quá giỏi hoặc không có kinh nghiệm nếu yêu cầu của công việc chỉ đến thế.

Ứng viên phù hợp có thể là người chỉ biết làm theo lệnh, các công việc được giao là đủ, cũng có thể ứng viên phù hợp là ứng viên giỏi, bởi những công việc khó khăn, yêu cầu ứng viên phải tư duy tốt, xử lý tình huống cũng như giao tiếp một cách khéo léo.

Công việc chỉ cần người có sức khỏe, nhanh nhẹn, không cần bằng cấp thì đâu nhất thiết người ứng tuyển phải có trình độ cao đẳng, đại học. Ngược lại công việc yêu cầu trình độ, kỹ năng tốt thì yêu cầu người ứng tuyển phải có được bằng cấp, kinh nghiệm tương xứng với công việc này.

Một ứng viên phù hợp thì không có tiêu chuẩn nhất định, mỗi nơi sẽ có mỗi tiêu chuẩn cũng như cách nhìn nhận và đánh giá ứng viên khác nhau, nhưng tiêu chí chung là ứng viên có năng lực phù hợp. 

Một ứng viên có năng lực phù hợp bao gồm kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ. Trong đó thái độ quyết định ứng viên có phù hợp hay không, một ứng viên có đầy đủ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm nhưng lại có thái độ làm việc thiếu chuyên nghiệp cũng sẽ thành một người vô dụng với doanh nghiệp.

Lựa chọn một ứng viên phù hợp là rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp, doanh nghiệp dù lựa chọn người thay thế tạm thời vị trí còn trống cũng không nên chọn đại bất kỳ một người nào đó được. Ứng viên không phù hợp sẽ gây rất nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong việc giám sát ứng viên đó.

Lựa chọn nhân sự phù hợp

Các bước của một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả

Bước 1: Hình thành một hệ thống quản lý nhân sự

Trong bất kể công việc nào, thì việc hình thành nên một hệ thống, quy trình rõ ràng cũng sẽ giúp cho công việc thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu như có một quy trình cụ thể trong việc quản lý nhân sự nhận thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát nhân viên của mình.

Hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp sẽ bao gồm các thông tin cần thiết về chế độ của từng nhân viên trong công ty và được lưu giữ lại bằng các hồ sơ. Việc lưu giữ bằng hồ sơ giúp cho bộ phận nhân sự có được những thông tin cần thiết của tất cả các nhân viên.

Bên cạnh đó việc lưu giữ thông tin cần thiết giúp đảm bảo được quyền lợi mà nhân viên trong doanh nghiệp xứng đáng được hưởng trong suốt quá trình làm việc.

Bước 2: Hình thành một quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh

Sau khi đã hình thành một hệ thống quản lý nhân sự, bên cạnh đó nếu muốn quản lý nhân sự một cách hiệu quả thì doanh nghiệp còn cần phải hình thành cho mình thêm một quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh. Hệ thống này sẽ bao gồm các bước như:

• Tuyển dụng bằng phỏng vấn
• Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển giữa các phòng ban
• Có chính sách lương thưởng, chế độ đãi ngộ hấp dẫn
• Thông báo nội quy và văn hóa doanh nghiệp

Bước 3: Mô tả công việc rõ ràng và phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên

Bảng mô tả công việc sẽ giúp nhân viên dễ dàng và nhanh chóng hình dung ra công việc được giao hơn, từ đó làm đúng với các yêu cầu được giao. Việc phân chia nhân viên làm theo nhóm hay các phòng ban cũng giúp nhân viên không bị phân tâm và đảm bảo hoàn thành tốt các công việc được giao.

Không những giúp cho nhân viên thực hiện tốt các công việc được giao mà bảng mô tả công việc cũng giúp cho người giám sát, quản lý công việc dễ dàng theo dõi tiến độ và kết quả công việc.

Người quản lý nhân sự không chỉ dừng lại ở việc biên soạn, định hướng công việc cho nhân viên mà người quản lý nhân nhân sự còn phải hiểu rõ nhân viên và phân công các công việc phù hợp cho từng người, qua đó giúp cho từng nhân viên phát huy hết năng lực của bản thân mình.

Bước 4: Có mục tiêu cụ thể và đặt ra tiêu chuẩn đánh giá thành tích

Mọi công việc cần phải đặt ra mục tiêu cụ thể cho riêng nó, mục tiêu rõ ràng, cụ thể giúp truyền động lực cho nhân viên phấn đấu để mang lại hiệu quả tốt hơn cho công việc, doanh nghiệp cần phải đặt ra mục tiêu cho riêng mình thì mới thể nâng cao khả năng thành công được.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả công việc

Một nhà quản trị nhân sự giỏi sẽ biết lập ra bảng đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên trong doanh nghiệp của mình. Phương pháp này chính là cách nhanh nhất để người quản lý biết được kết quả làm việc của nhân viên, người quản lý cũng nên có những lời khen thưởng, món quà dành cho các cá nhân xuất sắc nhằm tiếp thêm tinh thần cho họ.

Quản lý nhân sự hiệu quả

Sau khi đọc xong bài viết này, bạn đã hiểu hơn về ngành nhân sự cũng như cách quản lý nhân sự sau cho hiệu quả nhất có thể. Trang dangkykinhdoanhvietnam.com cũng rất vui khi đã gửi đến bạn những kiến thức bổ ích này. Nếu thấy bài viết này hay hoặc còn những sai xót thì hãy bình luận cho mình biết nha !