Kinh doanhKiến thức kinh doanh

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh: Đối mặt với khách hàng bạn nên làm gì?

Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh là một trong những kỹ năng quan trọng. Nghệ thuật đàm phán là một “vũ khí” giúp bạn thuyết phục được khách hàng và vượt qua khó khăn.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp trẻ hiện nay điều chưa trang bị đầy đủ kỹ năng này, dẫn tới trong các buổi hội nghị, trong kinh doanh doanh nghiệp luôn gặp muôn vàn khó khăn và thử thách. Trao dồi kiến thức đàm phán trong kinh doanh là điều cần thiết hãy cùng dangkykinhdoanhVN tìm hiểu về nghệ thuật đàm phán, các bước và một số mẹo giúp bạn thành công trong đàm phán kinh doanh

Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh là gì?

Trong quá trình kinh doanh. Những hợp đồng hợp tác, ký kết trước khi đi đến một quyết định cuối cùng hai bên doanh nghiệp sẽ luôn có những tranh chấp để thỏa thuận quyền lợi các bên liên quan. Sự khác nhau về quan điểm sẽ dẫn đến xung đột và kết quả không ai muốn. Chính vì thế, bạn cần phải giải quyết các vấn đề đó êm đẹp bằng cách sử dụng các kỹ năng cần thiết để bàn bạc và trao đổi ý kiến nhẹ nhàng với nhau cùng hướng về mục tiêu đôi bên cùng có lợi. Quá trình bàn bạc trao đổi đó gọi là quá trình đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán trong kinh doanh là gì

Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh là gì?

Những nội dung thường được đưa ra đàm phán trong kinh doanh là:

  • Giá sản phẩm/dịch vụ
  • Chất lượng sản phẩm/ dịch vụ
  • Thời gian và hình thức thanh toán 
  • Điều khoản phạt và xử lý sự cố phát sinh 
  • Một số hợp điều khoản về hợp đồng 
  • …………

Một số hình thức đàm phán đang được thực hiện, hiện nay:

Qua thư tín: Đây là cách để mở đầu cho một mối quan hệ kinh doanh. Công cụ thư tín giúp bạn tiết kiệm được thời gian, chi phí và bạn có thể suy nghĩ trong quá trình gửi thư. Khi bạn đàm phán qua thư tín cần chú ý đến câu chữ, văn phong, hình thức trình bày để thể hiện được sự tôn trọng với đối tác, khách hàng. Từ ngữ đơn giản đúng chuyên ngành để tránh gây sự hiểu nhầm ý của bạn

Qua điện thoại: Điện thoại được xem như một công cụ trao đổi công việc nhanh nhất khi bạn cần trao đổi công việc một cách nhanh chóng. Khi bạn có một cuộc thảo luận gấp thì điện thoại là phương tiện hữu hiệu nhất. Tuy nhiên, hình thức đàm phán này cũng có một số rủi ro nhất định do không có hợp đồng hay bất kỳ chữ ký nào nên sẽ không đảm bảo được bằng chứng chấp thuận nên hết sức cẩn thận với hình thức này. Có thể áp dụng hình thức này cùng với một cuộc gặp mặt để ký hợp đồng minh bạch

Một số hình thức đàm phán hiện nay

Một số hình thức đàm phán phổ biến hiện nay

Đàm phán trực tiếp: Hình thức có độ xác minh cao có thể dùng cho các cuộc họp quan trọng. Thảo luận đàm phán trực tiếp sẽ giúp cho cuộc đàm phán có hiệu suất hơn các bên sẽ cùng nhau bàn luận trực tiếp và sẽ hạn chế được các rủi ro không hiểu ý nhau hoặc không có giấy tờ xác thực. Tuy nhiên, khi đối mặt trực tiếp bạn cần phải tự tin không được lo lắng nếu không cuộc gặp mặt có thể diễn ra với chiều hướng tệ đi. Bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều thứ nếu chọn hình thức đàm phán trực tiếp

>>> Xem thêm: 8 Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh mà bạn cần biết 

Các bước đàm phán trong kinh doanh bạn cần nên biết

Bước 1: Chuẩn bị

Sự chuẩn bị cho một buổi đàm phán là hoàn toàn cần thiết, bởi việc đàm phán có thành công hay không phụ thuộc vào bước chuẩn bị này. Bước chuẩn bị này ảnh hưởng đến 80% kết quả trong cuộc phỏng vấn:

Bước chuẩn bị cuộc đàm phán bạn cần phải:

  • Thu thập thông tin của khách hàng/đối tác
  • Chuẩn bị các vấn đề/tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán
  • Mục tiêu thương lượng của bạn là gì 
  • Đánh giá lại những ưu khuyết điểm của bản thân mình
  • Đưa ra một số tình huống mà khách hàng/đối tác có thể sẽ đề nghị
  • …. 

Bước 2: Tiếp xúc

Những thông tin bạn đã chuẩn bị ở bước 1 sẽ được vận dụng tại bước này. Kết hợp thông tin thứ cấp mà bạn tìm được với những cảm nhận khi gặp trực tiếp để đưa ra những nhận định cơ bản ban đầu. Sau đó:

Tạo không khí: Bạn hãy cố gắng tạo một bầu không khí thoải mái nhất có thể, có thể là tạo trò chuyện mở đầu bằng cách hỏi về sở thích hoặc vấn đề nào đó để tạo sự hứng thú cho đôi bên trước khi vào vấn đề thương lượng chính. 

Tạo niềm tin: Mọi sự hợp tác thành công đều dựa vào yếu tố tin tưởng lẫn nhau. Chính vì vậy, bạn muốn sự việc thuận lợi hãy cho đối phương thấy bạn là người đáng tin cậy, luôn nhất quán trong mọi việc

Tạo thiện chí hợp tác: Trong suốt quá trình thương lượng, đàm phán hãy thể hiện bạn luôn có thiện chí muốn hợp tác bền vững.

Thăm dò: Trong quá trình đàm phán hãy luôn quan sát cử chỉ, hành động của đối phương xem họ có thiện chí hợp tác. 

Điều chỉnh chiến lược phù hợp: Tùy vào tình hình thực tế mà bạn có thể linh động đưa ra những chiến lược phù hợp 

Bước 3: Đàm phán

Giai đoạn này rất quan trọng, bạn cần giữ bình tĩnh và trình bày lời đề nghị một cách mạch lạc, rõ ràng. Tiếp theo bạn sẽ lắng nghe quan điểm và mong muốn của đối tác để từ đó đưa ra được phương án có lợi cho cả hai bên. Đừng cứng nhắc quá và tránh gây ra tâm lý đối kháng hơn thua  trong cuộc đàm phán sẽ làm mọi chuyện chuyển biến theo chiều hướng xấu hơn thôi. Nếu bạn đã cố gắng hết sức trong cuộc đàm phán này nhưng vẫn không thể đi đến kết quả thì bắt buộc phải nhờ một bên thứ 3 để hòa giải và đưa buổi đàm phán đi đến kết thúc.

Các bước đàm phán trong kinh doanh

Các bước đàm phán trong kinh doanh

Bước 4: Hợp tác, ký kết

Mọi chuyện thuận lợi buổi đàm phán diễn ra tốt đẹp sẽ đi đến bước ký hợp đồng và hợp tác. Các bên chấp thuận và tuân theo những điều khoản có trong hợp đồng đã được ký, không được tự ý thay đổi điều khoản, quyền lợi trong hợp đồng nếu vi phạm cá nhân đó sẽ phải chịu trách nhiệm thậm chí là đền bù hợp đồng

Bước 5: Rút kinh nghiệm

Trong các buổi họp, hội thảo, đàm phán không ít thì nhiều bạn sẽ vô tình bỏ sót nội dung hoặc phạm sai lầm nhỏ. Thời điểm bạn nhìn thấy những thiếu sót chính là những kinh nghiệm bạn cần rút ra cho những lần đàm phán tiếp theo

Các phong cách đàm phán trong kinh doanh 

Cạnh tranh

Phong cách đàm phán cạnh tranh là khi bạn thấy một người trong cuộc đàm phán luôn có thái độ dứt khoát, không nhượng bộ luôn muốn tranh giành những điều kiện tốt nhất về bên mình. Sử dụng địa vị, quyền lực sức mạnh doanh nghiệp để lấn át đối phương. 

Phong cách cạnh tranh này sẽ có hiệu quả mang lại nhiều lợi ích  cao nếu bạn biết dùng đúng thời điểm. Tuy nhiên, nếu bạn luôn luôn dùng phong cách này trong các cuộc đàm phán thì đôi khi lại phản tác dụng gây hại cho doanh nghiệp của mình

Hợp tác

Đa số mọi người làm việc trên bàn đàm phán đều tỏ thái độ mong muốn đôi bên hợp tác cùng mang lại lợi ích. Tin tưởng là nguyên tắc của phong cách này.

Trốn tránh

Khi bạn thấy đối phương luôn tỏ thái độ thể hiện không dứt khoát và không đưa ra được ý kiến hay đề nghị của mình thì chắc chắn đối phương đang muốn trốn tránh. Trường hợp này xảy ra khi kế hoạch này, hợp đồng này có vấn đề bất cập. Các bên sẽ nói chuyện ngoài lề, nói lan man, không đưa ra được quan điểm chung 

Thỏa hiệp, nhượng bộ

Trong rất nhiều cuộc đàm phán nếu muốn đạt được kết quả cao nhất cần đưa ra sự thỏa hiệp. Ngay trong lúc này, bạn không cần cứng rắn giữ lại toàn bộ quyền lợi của mình mà đôi khi bạn cần thỏa hiệp để làm hài lòng đối tác

Chấp nhận 

Chấp nhận một số yêu cầu của đối tác đưa ra không có trong hợp đồng là cách chấp nhận. Một số trường hợp bắt buộc bạn phải chấp nhận để làm thỏa mãn đối tác, khách hàng nhưng vẫn phải cố gắng giữ phần có lợi về cho mình nhiều nhất có thể

Một số mẹo nhỏ giúp bạn tăng độ thành công trong cuộc đàm phán 

Bình tĩnh, không vội vàng

Giữ bình tĩnh là nguyên tắc quan trọng nhất mà bạn phải nhớ khi tham gia bất cứ cuộc đàm phán nào. Đừng để đối phương nắm “thóp”. Không vội vàng, không mất bình tĩnh hãy để cuộc nói chuyện diễn ra chậm rãi, nhẹ nhàng.

Chủ động trong mọi tình hình, tình huống

Đừng quá chủ quan, dù bạn đang ở trong tình thế có lợi hay bất lợi cũng không nên chủ quan và phải chủ động trong tất cả tình huống đó là quy tắc bất di bất dịch của nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Tận dụng mọi lợi thế

Trên bàn đàm phán, bạn cần suy nghĩ kỹ trước khi cho đối phương những lợi thế, phần quà vì họ sẽ có xu hướng đòi hỏi lợi ích nhiều hơn nữa, chính vì thế hãy giữ lại những lợi thế của mình để  trao đổi lợi thế một cách công bằng

Một số mẹo nhỏ giúp bạn thành công trong đàm phán

Một số mẹo nhỏ giúp bạn thành công trong đàm phán

Đừng vội vàng chấp thuận lời đề nghị

Các bên khi bước vào cuộc đàm phán thường sẽ chuẩn bị rất nhiều lời đề nghị và phương án A, C, B đủ cả. Vì vật khi đối phương nói phương án A đầu tiên là phương án có lợi nhất vì thế đừng vội chấp nhận hãy xem các lời đề nghị C, B rồi mới cân nhắc đưa ra quyết định

Hãy để đối phương đưa ra đề nghị trước 

Nếu được hãy để đối phương đưa ra lời đề nghị trước, lắng nghe nguyện vọng, mong muốn để điều chỉnh kế hoạch của mình một cách tốt hơn

Tránh thương lượng quá lâu, quá nhiều

Thương lượng quá dài dòng, quá lâu sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến nguồn lực của cả đôi bên, đôi khi còn bỏ qua một cơ hội hợp tác kinh doanh tốt khác

Lắng nghe xem đối phương nói gì

Lắng nghe đối tác bạn muốn gì cũng là một kỹ năng trong nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh. Lắng nghe nhau để tìm ra tiếng nói chung trong kinh doanh từ đó xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt hơn

Trên là những thông tin về nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh mà bạn cần nên biết và trau dồi nếu muốn thành công trong cách buổi đàm phán thương lượng hợp tác với đối tác, khách hàng lớn. Hy vọng những chia sẻ này sẽ mang lại lợi ích thiết thực cho bạn

Sending
Đánh giá bài viết
(0 votes)

Leave a Comment