Ứng dụng mô hình vận hành vào công việc quản lý công ty là chìa khóa giúp công ty tổ chức và xây dựng các chiến lược kinh doanh thành công. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng hiểu rõ và áp dụng được mô hình vận hành vào quy trình quản lý công ty. Nếu không biết cách áp dụng hoặc áp dụng không tốt sẽ gây ra những rủi ro đáng tiếc trong kinh doanh.
Vậy mô hình vận hành là gì? Quản lý công ty là gì? Cách để quản trị mô hình vận hành công ty hiệu quả nhất? Tất cả câu hỏi sẽ được Dangkykinhdoanh giải đáp ở bài viết dưới đây nhé!
Nội dung
Quy trình quản trị mô hình vận hành là gì?
Quy trình quản trị mô hình vận hành là tập hợp hàng loạt văn bản các quy tắc, luật lệ, tiêu chuẩn được lập ra cho một công việc hoặc một nhóm công việc chuyên môn:
– Những nhiệm vụ (công việc) cần phải đảm nhận
– Nguyên tắc trong công việc, đạo đức nghề nghiệp cần tuân theo
– Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
– Quy tắc, biểu mẫu, bảng báo cáo theo tiêu chuẩn
– Quy tắc khen thưởng và xử phạt
Vì sao cần xây dựng các bước quản trị mô hình vận hành trong doanh nghiệp?
Các hoạt động của một doanh nghiệp có được thực hiện một cách mượt mà hay không điều do cách xây dựng mô hình vận hành của chủ doanh nghiệp. Nên việc viết ra các nguyên tắc, văn bản để vận hành doanh nghiệp là một trong những bước cực kỳ quan trọng khi bạn muốn khởi nghiệp kinh doanh.
Hãy suy nghĩ, nếu mọi văn bản, nguyên tắc doanh nghiệp mà bạn lập ra đều được thực hiện thành công từ lúc lập kế hoạch đến lúc triển khai, sẽ góp phần làm giảm chi phí rủi ro cho doanh nghiệp.
Xây dựng mô hình vận hành
Các bước xây dựng quy trình quản trị mô hình vận hành BPM doanh nghiệp hiện đại theo chu trình BPM
Xây dựng quy trình quản trị mô hình vận hành doanh nghiệp theo hệ thống hiện đại luôn là mục tiêu mà các doanh nghiệp hiện nay hướng đến. Để xây dựng được một quy trình vận hành cần nhiều kiến thức, kỹ năng chuyên môn và mất khá nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn bước tiếp với những bước tiến xa hơn thì việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiện đại là điều tất yếu phải làm.
5 Giai đoạn xây dựng quy trình quản trị mô hình vận hành doanh nghiệp theo chu trình BPM
Giai đoạn design (Xây dựng quy trình)
1. Xác định nhu cầu, mục đích của công việc
Nhà quản trị đầu tiên cần xác định nhu cầu, phạm vi áp dụng ở đâu? (có thể là các phòng ban) và mục đích đề ra nguyên tắc là gì? Sau khi thực hiện việc phân tích đầy đủ các yếu tố kể trên bạn mới có thể bước đầu xác định được quy trình vận hành cơ bản.
2. Đưa quy trình vận hành vào các bảng mô tả
Để dễ dàng triển khai quy trình vận hành trong thực tế, nhà quản trị cần đưa tất cả các yếu tố phân tích và mục tiêu vào các bảng mô tả. Những bảng mô tả được lưu trữ để làm khung tham chiếu có thể điều chỉnh hướng dẫn đến đội ngũ nhân viên để họ điều chỉnh công việc thực tế phù hợp với kế hoạch chung đã được đề ra.
Về nội dung của các bảng mô tả sẽ xây dựng dựa trên công thức 5W+1H. Sử dụng công thức này giúp cho nhà quản trị:
– Tổ chức và phối hợp hiệu quả các nguồn lực
– Tập trung được vào các mục tiêu chính của doanh nghiệp
– Nắm vững được tất cả nhiệm vụ của nhân viên để có cách phối hợp hiệu quả
*Áp dụng công thức 5W+1H được áp dụng như sau:
Why (Mục tiêu công việc)
Trả lời các câu hỏi:
– Tại sao bạn xây dựng quy trình này?
– Bạn xây dựng quy trình này có ý nghĩa như thế nào đến doanh nghiệp?
What (Nội dung công việc)
Trả lời các câu hỏi:
– Các câu việc cần làm trong quy trình này là gì?
– Liệt kê các bước cụ thể thực hiện công việc đó là gì?
Where, When, Who (địa điểm, thời gian, người thực hiện)
Where: Công việc trong quy trình được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào chịu trách nhiệm quản lý?,…
When: Các công việc trong bảng mô tả được thực hiện khi nào? Khi nào hoàn thành? khi nào bạn giao
Who: Ai chịu trách nhiệm công việc này? Ai là người quản lý? Ai là người hỗ trợ?
How (Phương pháp thực hiện công việc)
Mô tả chi tiết cách thức vận hành doanh nghiệp, cách thức vận hành, các tài liệu liên quan đến công việc
Xác định nguồn lực bằng quy tắc 5M
Man (Nguồn nhân lực): Người phụ trách công việc có đủ năng lực, kinh nghiệm không?
Money (Tiền): Ngân sách phải bỏ qua cho công việc này là gì? Bao nhiêu lâu sẽ được cấp ngân sách một lần?
Material (Nguyên vật liệu cung ứng): Tiêu chuẩn để mua nguyên vật liệu? Tiêu chuẩn để chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu
Machine (Máy móc): Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng công nghệ như thế nào để sử dụng máy móc đó
Method (Phương pháp): Sử dụng phương pháp làm việc nào?
Quy trình vận hành
3. Phân chia đối tượng tham gia vào quy trình của mô hình vận hành doanh nghiệp
Để mô hình vận hành doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ đòi hỏi nguồn lực nhân sự phải kết hợp chặt chẽ với các nguồn lực khác một cách hợp lý để phát huy được hiệu quả tối đa. Trong đó, đối tượng tham gia sẽ được phân chia thành 3 nhóm:
– Người tham gia thực hiện: là những người sẽ trực tiếp đảm nhận và hoàn thành công việc trong quy trình
– Người giám sát (quản lý): là người trực tiếp chịu trách nhiệm về kết quả công việc mà người thực hiện hoàn thành. Người giám sát có thể đóng góp ý kiến hoặc phản hồi ý kiến để người thực hiện hoàn thành công việc tốt hơn
– Người tham gia hỗ trợ: là người không tham gia trực tiếp vào công việc mà đóng vai trò là người cung cấp kiến thức, chia sẻ ý kiến, kinh nghiệm cho người thực hiện hoàn thành công việc hiệu quả
4. Kiểm tra – Kiểm soát quy trình
Trong quá trình xây dựng quy trình của mô hình vận hành, nhà quản trị cần kiểm soát và kiểm tra nhiều lần để đánh giá mức độ tối ưu và đưa ra giải pháp cho quy trình vận hành doanh nghiệp. Bởi vì, Không có bất cứ một quy trình nào có thể vận hành một cách suôn sẻ ngay trong lần đầu hoặc chỉ đơn thuần dựa vào lý thuyết.
Các bước kiểm soát/kiểm tra quy trình được thực hiện như sau:
Xác định phương thức kiểm tra/kiểm soát:
– Đơn vị dùng để đo lường
– Đo lường bằng dụng cụ nào, phương pháp nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát trọng yếu và điểm kiểm soát thứ yếu
Xác định phương pháp kiểm tra
Tuân thủ nguyên tắc Pareto: Kiểm tra 20% nhưng biết được sai sót của 80% còn lại
– Cần kiểm tra từng bước công việc nào?
– Tần suất kiểm tra?
– Người thực hiện kiểm tra?
– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
5. Hoàn thành tài liệu
Để người thực hiện hiểu rõ hơn về quy trình của mô hình vận hành thì không thể thiếu các tài liệu, hướng dẫn đi kèm. Vì vậy, cần thêm một hoặc một vài văn bản hướng dẫn sử dụng tài liệu để nhân viên hiểu rõ và đúng về quy trình vận hành hơn
Giai đoạn Modelling (Mô hình hóa quy trình)
Giai đoạn 2 mô hình hóa quy trình – Ở giai đoạn này các nội dung đã được phân tích sẽ được minh họa trực quan hơn bằng hình ảnh. Với các bước đã được định tuyến và phân công nhân sự cụ thể. Mục đích của giai đoạn này là để:
– Nhìn vào mô hình vận hành doanh nghiệp có thể đánh giá được kết quả
– Làm tham chiếu khi thấy sự ánh xạ thực tiễn lại lưu đồ. Nhà quản trị có thể nhận ra được giai đoạn nào cần loại bỏ và giai đoạn nào cần được cải tiến
– Tài liệu quan trọng giúp nhân viên hiểu rõ được cách thức vận hành doanh nghiệp từ đó hiểu rõ được cách thức hoạt động của quy trình (Giúp ích rất nhiều đối với nhân viên mới)
Giai đoạn Execution (Triển khai quy trình)
Sau khi thực hiện xong bước 2, tất cả các quy trình vận hành doanh nghiệp được chuyển hóa sang hình ảnh trực quan thì bước thứ 3 là triển khai quy trình đưa nó vào thực tế.
Hoạt động triển khai quy trình vận hành được thực hiện theo hai cách (trên giấy tờ) và (trên phần mềm điện tử). Hiện nay, để áp dụng mô hình vận hành hiện đại các doanh nghiệp đã bỏ hết hoặc hạn chế cách triển khai trên giấy tờ, thay vào đó sẽ tập trung vào phần mềm công nghệ để tiết kiệm thời gian và đơn giản quá trình quản lý.
Ứng dụng công nghệ điện tử vào quy trình quản lý vận hành doanh nghiệp có rất nhiều ưu điểm vượt trội hơn so với cách quản lý truyền thống:
– Tiết kiệm không gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy tờ, văn bản,..
– Dễ dàng theo dõi, kiểm tra, đánh giá mục tiêu khi công việc đang được tiến hành
– Tính tương tác và phân rõ trật tự công việc dễ dàng nắm bắt công việc, tiết kiệm thời gian hướng dẫn
– Hệ thống có khả năng thống kê, đo lường công việc hiệu quả
Giai đoạn Monitoring (Giám sát và đánh giá quy trình)
Ở giai đoạn này, nhà quản trị sẽ tiến hành việc theo dõi và đánh giá lại tổng quan quy trình của mô hình vận hành doanh nghiệp để xem xét cải tiến, thêm hoặc bỏ bớt quy trình.
Để thực hiện đánh giá quy trình bạn cần tuân theo hệ thống các chỉ số (PPIs) – Process Performance Indicators:
– Chỉ số về chất lượng đầu ra của sản phẩm/dịch vụ: Tùy thuộc vào từng loại hình sản phẩm/dịch vụ mà có cách đánh giá khác nhau. Nhưng nhìn chung chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào độ hài lòng khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ.
– Thời gian từ lúc tạo ra sản phẩm đến lúc tới được tay khách hàng
– Chi phí: Bao gồm chi phí đầu vào, đầu ra, chi phí chênh lệch giữa đầu vào và đầu ra, chi phi rủi ro, chi phí lợi nhuận, chi phí bán hàng,…
Giai đoạn Optimization (Điều chỉnh, tối ưu hóa quy trình)
Dựa vào những kết quả phân tích được ở giai đoạn Monitoring, bạn sẽ xác định được những lỗ hổng, những điểm hạn chế trong quy trình của mô hình vận hành doanh nghiệp để điều chỉnh hoặc thiết kế lại quy trình. Tất cả đều hướng đến mục tiêu phát triển tốt đẹp trong tương lai.
Quản lý công ty và các cách quản lý công ty hiệu quả nhất thời 4.0
Quản lý công ty là gì?
Quản lý công ty là sử dụng tất cả các phương pháp hoạch định, kiểm tra, tổ chức, giám sát, thiết kế và điều chỉnh các hoạt động của công ty. Trong quá trình quản lý nhà quản trị cần sử dụng hết tất cả các nguồn lực như tài chính, nhân lực, công nghệ,…vào những mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp
Tại sao cần quản lý công ty hiệu quả?
Quản lý công ty là một trong những kỹ năng mà nhà quản trị cần có để tăng năng lực cạnh tranh và nâng cao giá trị thương hiệu của công ty mình. Quản lý công ty hiệu quả sẽ giúp:
Đối với công ty
– Kiểm soát được hầu hết các rủi ro về mặt tài chính
– Kiểm soát được nhân sự và các nguồn lực của công ty
– Bảo đảm được các mục tiêu và chiến lược đang được thực thi đúng hướng
Đối với nhà quản trị
– Nắm được công việc, mục tiêu dự án để đưa ra chiến lược phù hợp
– Trang bị đầy đủ các công cụ phục vụ cho việc quản lý các mục tiêu chiến lược
– Nắm rõ các chức vụ và quyền hạn để thực hiện công tác quản lý
Đối với đội ngũ nhân sự
– Các công việc được thực hiện theo một quy trình và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc
– Nắm bắt được lộ trình kinh doanh, phấn đấu hơn trong công việc
– Phát huy được điểm các điểm mạnh của bản thân, vươn lên trong công việc
Quản lý công ty
07 điểm trong quản lý công ty hiệu quả thời 4.0 không phải ai cũng biết
1. Hoạch định chiến lược khoa học
Hoạch định chiến lược là điều đầu tiên mà nhà quản trị cần có trước khi muốn quản lý một công ty hiệu quả. Một công ty có thể có một hoặc một hoặc nhiều dự án, vì thế nhà quản trị phải xác định đầy đủ các mục tiêu và các yêu cầu cho từng mục tiêu đó.
Việc hoạch định chiến lược một cách khoa học giúp cho nhà quản trị thúc đẩy được tiến trình của chiến lược, dự án đồng thời tạo cho nhân viên nguồn động lực giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
2. Phân chia công việc cho nhân viên phù hợp
Một nhà quản lý giỏi sẽ biết cách phân chia công việc, nhiệm vụ cho mỗi phòng ban, nhân viên một cách hợp lý. Nếu muốn làm được việc đó nhà quản lý phải có kỹ năng nhìn nhận, nắm bắt được năng lực, trình độ của từng nhân viên phân chia nhiệm vụ, công việc đúng khả năng của nhân viên.
3. Tổ chức việc phân tầng hệ thống nhân viên trong công ty
Đối với các doanh nghiệp lớn có khối lượng công việc và đội ngũ nhân sự đông đảo thì việc phân tầng hệ thống nhân viên là điều hết sức cần thiết.
Phân tầng hệ thống nhân viên một cách khoa học giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhưng việc phân tầng ban đầu sẽ mất thời gian và công sức. Ngoài ra, nhà quản trị trong quá trình phân tầng hệ thống nhân viên cần hiểu rõ về năng lực, trình độ của từng nhân viên để có thể kiểm soát công việc được tổng quan hơn.
4. Kiểm soát dữ liệu của công ty
Trong suốt quá trình vận hành công ty có rất nhiều dữ liệu, việc nhà quản trị cần làm là phân chia và kiểm soát các dòng dữ liệu. Có 05 dòng dữ liệu mà nhà quản trị cần lưu ý:
– Dòng tiền
– Lượng hàng hóa bán ra tăng giảm
– Hàng tồn kho
– Năng suất làm việc của từng nhân sự/từng bộ phận/phòng ban
5. Kiểm soát chất lượng hàng hóa bán ra tăng giảm
Trong thị trường kinh doanh của công ty, lượng hàng hóa tăng giảm diễn ra liên tục. Nguyên nhân dẫn đến sự tăng giảm hàng hóa phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Một số yếu tố khách quan có thể được biết như sau:
– Tăng giảm cung cầu trên thị trường hàng hóa ngành
– Sự tăng giảm chất lượng hàng hóa
– Có sự tăng đột biến về doanh nghiệp tham gia vào thị trường cùng ngành kinh doanh
– Xuất hiện hàng hóa thay thế tốt hơn
-…
Việc kiểm soát sự tăng giảm hàng hóa giúp cho nhà quản trị phát hiện và phân tích nguyên nhân tăng hoặc giảm lượng hàng hóa. Từ đó, nhà quản trị đưa ra những phương án khắc phục hoặc thay đổi mục tiêu để thúc đẩy lượng tiêu thụ hàng hóa.
6. Kiểm soát năng suất làm việc của nhân viên
Hiệu quả và năng suất làm việc của doanh nghiệp có các yếu tố phụ thuộc vào năng suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên của công ty. Vì vậy, nhà quản lý cần biết rõ về hiệu quả và năng suất làm việc của bộ phận/phòng ban/nhân viên thông qua:
– Thái độ làm việc của nhân viên
– Thời gian làm việc của nhân viên
– Hiệu quả làm việc
– Chất lượng công việc hoàn thành đúng thời hạn,..
Sau khi đánh giá, nhà quản lý có thể cân nhắc nhân viên tham gia thêm khóa đào tạo, cân nhắc lên vị trí cao hơn hoặc chuyển vị trí làm việc khác.
7. Sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý
Ứng dụng phần mềm quản lý vào công tác quản lý công ty đã và đang được rất nhiều công ty nhỏ đến lớn sử dụng để tối ưu quá trình quản lý và vận hành công ty. Tiêu biểu hiện nay có thể kể đến các phần mềm quản lý: Workplace, CRM, HRM
Workplace – Quản trị công việc và nội bộ công ty
HRM – Quản trị nhân sự công ty hiệu quả
CRM – Quản trị khách hàng và marketing
Quy trình quản lý công ty
Xác định tầm nhìn và sứ mệnh, giá trị cốt lõi
Tầm nhìn – Vision: Là hình ảnh mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai.
Nhà quản trị phải đặt câu hỏi (Mục tiêu tương lai 5 năm, 10 năm nữa công ty của bạn sẽ phát triển đến đâu, đạt được những thành tựu gì?)
Sứ mệnh – Mission: Lý do để công ty tồn tại?. Các doanh nghiệp, tổ chức thường thể hiện sứ mệnh của mình bằng một tuyên bố, cô đọng và súc tích
Để tìm ra sứ mệnh cần trả lời các câu hỏi:
– Mục tiêu của công ty là gì?
– Lĩnh vực hoạt động? Khách hàng của công ty là ai?
– Nguyên tắc, giá trị nào của tổ chức được xem là kim chỉ nam?
Giá trị cốt lõi – Core values: Các nguyên tắc, giá trị làm nên sự bền vững của công ty
– Nguyên tắc công ty không phụ thuộc vào thời gian
– Có giá trị quan trọng với công ty
Giá trị cốt lõi của công ty phải bền vững trước những biến động của thời gian, giá trị thực sự là trung tâm của công ty.
Xây dựng hệ thống mục tiêu/chiến lược
Xây dựng hệ thống mục tiêu/chiến lược để xác định được con đường mình cần đi. Từ đó nhà quản trị đánh giá được năng lực của công ty.
Xây dựng hệ thống mục tiêu công ty phải trải qua quá trình:
– Chuẩn bị (Phân tích SWOT, nghiên cứu thị trường, so sánh hoạt động của đối thủ cạnh tranh)
– Xây dựng mục tiêu doanh nghiệp (Nguyên tắc SMART)
– Thực hiện mục tiêu (Khung thời gian, trách nhiệm, nguồn lực, kết quả kỳ vọng)
Quy trình quản lý công ty
Thiết lập sơ đồ tổ chức và bảng mô tả công việc
Hệ thống tổ chức nhân sự, giao công việc, giao chỉ tiêu, hệ thống đánh giá và khen thưởng nhân viên
Xây dựng hệ thống quy trình của mô hình vận hành
Hệ thống quy trình ảnh hưởng đến mô hình vận hành công ty. Hầu hết các công ty hiện nay chưa có đầy đủ hoặc không cập nhật thường xuyên. Việc xây dựng hệ thống quy trình mô hình vận hành hoàn thiện và áp dụng thuần thục sẽ giúp việc quản lý trở nên dễ dàng
Lời kết
Có thể thấy, xây dựng mô hình vận hành công ty và áp dụng vào quy trình quản lý công ty là một công việc quan trọng đối với bất cứ công ty nào. Vì vậy, nhà quản trị cần có đầy đủ thông tin, tài liệu đối chiếu và đặc biệt nắm rõ tất cả quy tắc, phương pháp thành lập hệ thống quản lý công ty.
Bài viết trên là toàn bộ những thông tin về mô hình vận hành công ty và cách thức quản lý công ty mà Dangkykinhdoanh.com đã chia sẻ. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp cho nhà quản trị hiểu và thực hiện kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh.
