Hiện nay mô hình cho thuê văn phòng ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Tuy nhiên, việc lựa chọn một văn phòng để thuê liệu có dễ dàng và cần dựa trên những tiêu chí nào. Hãy cùng theo chân Dangkykinhdoanh để cùng tìm hiểu mô hình thú vị này nhé!
Nội dung
Văn phòng là gì?
Văn phòng là không gian làm việc của một cá nhân, tổ chức nào đó. Tại đây sẽ được bố trí, sắp xếp và cung cấp đầy đủ các cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc. Trong một văn phòng sẽ có nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận sẽ thực hiện những nhiệm vụ riêng tùy theo sự sắp xếp của ban lãnh đạo.
Mỗi loại hình thuê văn phòng khác nhau thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ có các chức năng đặc trưng riêng biệt. Tuy nhiên, nhìn chung những chức năng cơ bản mà bất kỳ loại hình văn phòng nào cũng có là:
- Văn phòng là vị trí để các nhân viên thực hiện các hoạt động liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp
- Văn phòng còn là nơi duy trì các buổi hội họp, gặp gỡ và đón tiếp đối tác
- Văn phòng còn là nơi tiếp nhận văn bản, thư từ và lưu trữ hồ sơ quan trọng.
Dịch vụ thuê văn phòng
Các mô hình văn phòng hiện nay
Văn phòng truyền thống
Đây là mô hình văn phòng đã xuất hiện khá lâu và được nhiều công ty sử dụng. Đặc điểm của dạng văn phòng này là tính lâu dài và ổn định. Tại đây, doanh nghiệp có thể tự do phát triển, sinh hoạt thoải mái, sắp xếp, sửa sang và trang trí theo ý thích. Không cần bị ràng buộc hay phải chia sẻ với bất kỳ doanh nghiệp nào khác.
Tuy nhiên, chi phí thuê văn phòng truyền thống lại khá cao so với các doanh nghiệp mới. Mô hình này thường được lựa chọn bởi các doanh nghiệp lớn có nguồn tài chính ổn định. Đó chính là lý do khiến các doanh nghiệp mới không lựa chọn mô hình văn phòng truyền thống khi thành lập công ty.
Văn phòng ảo
Xu hướng sử dụng văn phòng ảo ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mô hình văn phòng ảo là hình thức cho thuê văn phòng đại diện trong đó mọi thông tin giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng đều được chuyển hướng về trụ sở chính.
Các doanh nghiệp thường sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký địa chỉ kinh doanh với tính hợp pháp cao, tạo độ tin cậy trong mắt của khách hàng và đối tác. Ngoài ra, văn phòng ảo còn cung cấp cho doanh nghiệp những tiện ích như lễ tân, phòng họp, phòng tiếp khách, các trang thiết bị cần thiết khác để phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Tọa lạc tại những địa điểm đắc địa, được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, văn phòng ảo là một giải pháp văn phòng tuyệt vời. Mô hình này giúp doanh nghiệp tối đa chi phí vận hành các hoạt động kinh doanh và tận hưởng những tiện ích hoàn toàn miễn phí.
Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là dạng mô hình cho thuê một hay nhiều chỗ ngồi làm việc nhưng vẫn có đầy đủ tiện ích của một văn phòng cao cấp. Văn phòng chia sẻ được chia thành 3 hình thức cụ thể như sau:
- Chỗ ngồi vãng lai
- Chỗ ngồi linh hoạt
- Chỗ ngồi cố định
Mô hình văn phòng chia sẻ được đánh giá là loại văn phòng thông minh nhất hiện nay. Bởi vì nó tiết kiệm chi phí vận chuyển, tiết kiệm thời gian set up văn phòng và dễ dàng tạo dựng lòng tin cho đối tác giúp mở rộng con đường kinh doanh.
Văn phòng chia sẻ
Văn phòng trọn gói
Văn phòng trọn gói đem đến một không gian văn phòng riêng với đầy đủ các chức năng của một văn phòng làm việc. Khi sử dụng dịch vụ này, bạn sẽ được cung cấp đầy đủ về cơ sở hạ tầng, máy móc, trang thiết bị văn phòng… Bạn chỉ cần tập trung để phát triển công việc kinh doanh một cách tốt nhất.
Ngoài một số lợi ích như tiết kiệm chi phí về nhân sự và không gian làm việc thì văn phòng trọn gói với thiết kế hiện đại, sang trọng, tọa lạc tại vị trí đắc địa và nhiều tiện ích. Mô hình này sẽ nâng cao được hiệu quả trong việc xây dựng hình ảnh công ty trong mắt đối thủ.
Co-working Space
Đây là mô hình văn phòng chia sẻ được thiết kế không gian làm việc chung. Hay nói một cách dễ hiểu hơn, các doanh nghiệp và cá nhân sẽ cùng chia sẻ một không gian văn phòng với đầy đủ các thiết bị chuyên dụng phục vụ cho công việc.
Mô hình Co-working Space hiện nay đang được đặc biệt chú ý bởi tính tiện lợi và linh hoạt của nó. Tại đây bạn sẽ có cơ hội làm quen với những doanh nhân khác và mọi người có thể hỗ trợ, liên kết với nhau nhằm mở ra những cơ hội mới trong công việc.
Các doanh nghiệp và các cá nhân cùng chia sẻ một không gian văn phòng lớn, những thiết bị đa dụng, để cùng làm việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, bên cung cấp dịch vụ còn sẵn sàng phục vụ từ A-Z như bàn, ghế, máy chiếu, màn chiếu LCD chất lượng cao, tủ lạnh, máy photocopy… Bạn sẽ nhận được những trải nghiệm hoàn hảo nhất về mô hình văn phòng tiện ích này.
Các thông tin cần biết trước khi thuê văn phòng
Vị trí văn phòng
Vị trí đặt văn phòng là yếu tố quan trọng hàng đầu giúp nâng tầm giá trị doanh nghiệp và là bộ mặt của doanh nghiệp. Vị trí còn thể hiện phong thái chuyên nghiệp giúp củng cố niềm tin nơi khách hàng.
Văn phòng được đặt ở những tuyến đường huyết mạch của thành phố sẽ thuận lợi cho việc tìm kiếm. Hơn thế nữa một văn phòng được chăm chút về mặt không gian sẽ tạo nguồn cảm hứng giúp nhân viên có những sáng tạo trong công việc.
Diện tích văn phòng
Nếu phải lựa chọn một trong những điều cần thiết khi thuê văn phòng thì không thể nào bỏ qua diện tích văn phòng. Diện tích văn phòng hay còn gọi là diện tích sử dụng. Đây được xem là một trong những tiêu chí đánh giá quan trọng trong quá trình chọn lựa một văn phòng thuê phù hợp.
Một văn phòng có diện tích lớn, không gian rộng rãi sẽ là điều kiện tốt nhất để thúc đẩy đa năng suất làm việc của nhân viên, giúp nhân viên gắn bó lâu dài và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. Ngoài ra, một không gian rộng rãi, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết chắc chắn sẽ để lại nhiều ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, đối tác và thu hút nhân tài đến làm việc.
Diện tích căn phòng
Dự toán chi phí và lập ngân sách thuê văn phòng
Xếp sau vị trí, chi phí chắc hẳn là mối quan tâm lớn của doanh nghiệp khi thuê văn phòng làm việc. Nếu lựa chọn một văn phòng quá khả năng chi trả sẽ khiến công ty có thêm gánh nặng hàng tháng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, khi đi thuê văn phòng ngoài các chi phí thuê phòng cần phải trả thì có thể phát sinh một số những chi phí bổ sung khác như phí giữ xe, phí điện nước, phí internet…Tuy chỉ là một khoản phí nhỏ nhưng nhìn chung lại mất khá nhiều tiền nếu như bạn không tính chúng vào ngân sách ban đầu đã đưa ra. Chính vì thế, bạn cần thương lượng thật kỹ với bên cho thuê để đảm bảo các khoản phí được kê khai một cách rõ ràng, rành mạch trong hợp đồng.
Lựa chọn tốt nhất cho bạn là hãy lập nên dự toán ngân sách phù hợp với tài chính của doanh nghiệp ngay khi đã chốt được địa điểm và tham khảo các mức chi phí cần thiết.
Yếu tố pháp lý
Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng chịu sự kiểm soát và quản lý của Nhà nước. Chính vì thế, yếu tố pháp lý là yếu tố mà các nhà kinh doanh cần lưu ý khi tiến hành thuê văn phòng.
Việc làm rõ những yếu tố pháp lý sẽ giúp bạn thuận tiện trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng hay các yếu tố khác liên quan đến thuế và pháp luật nói chung. Vì thế bạn hãy chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng sao cho đáp ứng được những nhu cầu về mặt pháp lý để quy trình làm việc diễn ra một cách suôn sẻ hơn.
Dự toán chi phí sửa chữa văn phòng thuê
Sửa chữa là chi phí mà bên thuê thường ít chú ý, tuy nhiên đây được xem là một trong những tiêu chí quan trọng cần được quan tâm trước khi quyết định thuê văn phòng. Hãy thử nghĩ khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra đối với cơ sở vật chất tại văn phòng như tường bị thấm nước, đèn hư, máy chiếu không bật… Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho chi phí sửa chữa những vấn đề này?
Dựa theo Điều 479, bộ luật Dân sự 2015 quy định về nghĩa vụ bảo vệ tài sản thuê như sau:
- Bên thuê phải chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ tài sản thuê, cũng như phải bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ. Trong trường hợp làm mất hoặc hư hỏng thì phải chịu trách nhiệm cho việc bồi thường.
- Đối với những hao mòn tự nhiên gây ra do việc sử dụng tài sản thuê thì bên thuê sẽ không cần chịu trách nhiệm.
- Trong quá trình thuê, bên thuê có quyền tu sửa, làm tăng giá trị tài sản nếu bên cho thuê đồng ý bởi nên nếu bên thuê tự ý tu sửa có thể ảnh hưởng đến lợi ích của bên cho thuê. Và hơn thế nữa là việc tu sửa tài khoản sẽ hao tốn một khoản chi phí nhất định của bên cho thuê. Vì thế, việc tu sửa hoặc nâng cao giá trị tài sản phụ thuộc vào ý chí của bên cho thuê.
Nói tóm lại, khi bắt đầu thuê văn phòng bạn cần đọc thật kỹ hợp đồng cho thuê. Sau đó, lập cho mình một bản dự toán chi phí sửa chữa cụ thể để tránh xảy ra tranh chấp sau này.
Các vấn đề cần tránh khi thuê văn phòng
Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
Tìm văn phòng thuê để làm việc nhưng lại không đưa ra những tiêu chí cụ thể sẽ khiến việc thuê văn phòng tiêu tốn rất nhiều thời gian, lại không thể tối ưu hóa nguồn kinh phí. Đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường mắc phải những lỗi này. Họ thường tập trung ưu tiên các tiêu chí khác như địa điểm văn phòng và các tiện ích.
Cho nên, họ quên mất không lên kế hoạch chỉn chu, toàn diện khi thuê văn phòng. Điều này có thể dẫn đến những hệ lụy liên quan. Đầu tiên, thuê được văn phòng với không gian đẹp, giá rẻ nhưng nằm ở vị trí xa trung tâm, bất tiện trong việc gặp gỡ, giao dịch với khách hàng, đối tác. Tiếp theo, diện tích văn phòng không thích hợp cho số lượng nhân viên do không dự tính số nhân viên phát sinh trong quá trình làm việc.
Tiêu chí thuê văn phòng
Mong muốn vượt quá khả năng chi trả
Một vấn đề mà doanh nghiệp thường mắc phải đó là chi phí thuê văn phòng vượt quá khả năng chi trả của doanh nghiệp. Lỗi này phần lớn xuất phát từ doanh nghiệp. Một phần do tình hình tài chính của doanh nghiệp có chiều hướng đi xuống hoặc do dự toán thiếu chính xác.
Nếu không muốn vấn đề này xảy ra đối với doanh nghiệp, bạn cần lên dự toán về chi phí thuê văn phòng dựa trên tình hình tài chính của công ty. Tìm văn phòng nằm trong khả năng chi trả và kỹ lưỡng trong quá trình đàm phán giữa hai bên để tránh những rắc rối không mong muốn xảy ra.
Không dự trù cho việc tăng nhân viên
Nhân sự là nòng cốt quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì thế khi đã xác định thuê văn phòng để làm nơi làm việc lâu dài thì hãy quan tâm đến vấn đề nhân sự của hiện tại và tương lai.
Có rất nhiều công ty phải thay đổi nhiều địa điểm làm việc do ảnh hưởng bởi sự gia tăng quy mô nhân sự. Việc di chuyển nhiều nơi sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên, lại vừa tiêu tốn cho phí của doanh nghiệp khi phải chuyển văn phòng liên tục.
Thiếu thông tin về văn phòng thuê
Không tìm hiểu kỹ về văn phòng thuê xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Có thể do bạn đã bất cẩn trong quá trình tìm hiểu thông tin hoặc do bên đơn vị đầu tư cung cấp thiếu thông tin cho doanh nghiệp bạn.
Thiếu thông tin về địa điểm thuê sẽ khiến doanh nghiệp bạn chịu thêm những khoản phí phát sinh khác không được đề cập đến trong hợp đồng. Bạn có thể gặp phải tình trạng văn phòng kém chất lượng, không minh bạch về vấn đề pháp lý. Hoặc tệ hơn là văn phòng không có đủ những dịch vụ theo như hợp đồng đã cam kết.
Vì thế, hãy tìm hiểu một cách đầy đủ và chính xác về văn phòng, toà nhà cần thuê. Từ đó có những đánh giá và đưa ra quyết định có nên thuê văn phòng này hay không và giá cả bao nhiêu là phù hợp.
Cách thuê văn phòng phù hợp với chi phí rẻ
Xác định nhu cầu
Xác định nhu cầu được xem là bước cơ bản khi tìm kiếm một địa chỉ để đặt trụ sở kinh doanh. Việc xác định nhu cầu gắn liền với các tiêu chí như:
- Xác định mục tiêu: Mục tiêu là đích đến cuối dùng mà doanh nghiệp muốn đạt được trong xuyên suốt quá trình vận hành công việc kinh doanh, sản xuất. Việc xác định mục tiêu giúp doanh nghiệp định hình mô hình kinh doanh cụ thể, tạo động lực cho doanh nghiệp ngày càng phát triển rộng rãi.
- Diện tích: Một căn phòng phù hợp về mặt không gian, tiết kiệm chi phí tối đa sẽ mang đến hiệu quả tích cực trong công việc. Tuy nhiên hãy chú ý về mặt nhân sự hiện tại và trong tương lai để đưa ra quyết định chính xác nhất nhé.
- Vị trí: Vị trí đặt trụ sở kinh doanh được xem là bộ mặt của một doanh nghiệp. Việc sở hữu một vị trí đẹp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong việc ghi điểm với đối tác và khách hàng, mở ra cơ hội hợp tác đầy triển vọng.
- Thời gian thuê: Hãy cân nhắc thật cẩn thận về thời gian thuê. Tốt nhất bạn nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ có phương thức thanh toán và gia hạn linh hoạt để giảm một thiểu số rủi ro không đáng có.
Xác định hình thức thuê văn phòng
Lựa chọn mô hình kinh doanh tuỳ thuộc vào mục tiêu, tài chính và chiến lược phát triển của mỗi doanh nghiệp. Một số mô hình có thể kể đến hiện nay là mô hình văn phòng truyền thống và mô hình văn phòng thông minh (bao gồm văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói…). Mỗi mô hình có những ưu và nhược điểm riêng nhưng hầu hết đều hướng đến mục tiêu chung là cung cấp một không gian làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp.
Lựa chọn phương án
Mô hình văn phòng truyền thống thích hợp với các doanh nghiệp lớn, có tiềm năng tài chính trên thị trường. Bởi khi sử dụng mô hình này doanh nghiệp có thể tự do sáng tạo theo ý thích cá nhân, vị trí và không gian làm việc của nhân viên được cố định… Tuy nhiên mô hình này lại tiêu tốn khá nhiều kinh phí cho việc chi trả mặt bằng, tiền mua các trang thiết bị nội thất, lại hạn chế cơ hội mở rộng mối quan hệ, thiếu sự linh hoạt, sáng tạo…
Nếu bạn bắt đầu từ lĩnh vực khởi nghiệp thì mô hình văn phòng hiện đại (văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói) sẽ là mô hình hoàn hảo cho bạn. Mô hình này sẽ tiết kiệm tối đa chi phí về thời gian, tiền bạc và công sức khi thành lập. Tại đây, doanh nghiệp chỉ cần tập trung tối đa tiềm lực để phát triển kinh doanh mà không cần phải lo lắng các vấn đề phát sinh khác về văn phòng.
Lựa chọn phương án thuê văn phòng
Tìm văn phòng giá rẻ thông qua nền tảng internet
Cho thuê văn phòng hiện nay ngày càng phổ biến. Chính vì thế bạn có thể dễ dàng tìm một văn phòng giá rẻ để thuê thông qua các cách sau:
- Tìm trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instargam, Tiktok… bằng các từ khoá như #chothuevanphong, #thuevanphonggiare…
- Tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm lâu năm trong ngành
- Tìm đến môi giới để quá trình thuê văn phòng trở nên đơn giản và nhanh chóng.
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng
Để hợp thức hoá các khoản chi phí thuê nhà, bạn cần đáp ứng những điều kiện sau:
- Có đầy đủ hoá đơn, chứng từ và hợp đồng thuê trong trường hợp thuê văn phòng của công ty.
- Trong trường hợp thuê nhà của cá nhân làm văn phòng, bạn cần chuẩn bị hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
- Cần có thêm những giấy tờ để minh chứng đã nộp tiền thuế.
Đối với những hợp đồng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng cần lưu ý:
Thuế của công ty phải bắt buộc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản và được cấp hoá đơn. Trong khi đó, thuế cá nhân lại không có hoá đơn và có thể tự do thanh toán bằng tiền mặt mà không cần chuyển khoản.
Dựa vào các điều kiện trên các bạn hạch toán như sau:
Thanh toán bằng hình thức trả trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …)
- Nợ TK 331
- Có 111, 112.
Thanh toán tiền thuê nhà hàng tháng
Phụ thuộc vào mục đích thuê nhà và phục vụ cho bộ phận nào.
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK : 331,111, 112:
Thanh toán bằng tiền mặt (hoặc nhận hoá đơn sau)
Ví dụ: Công ty S thuê văn phòng 6 tháng nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6, công ty A tiến hành thanh toán và được xuất hóa đơn.
– Hạch toán hàng tháng như sau:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK : 335
– Sau khi nhận hoá đơn
Nợ TK 335
Có TK 111, 112 (Khi thanh toán)
Có TK 331 (Khi đã nhận được hóa đơn)
Thanh toán tiền thuê nhà trước nhiều kỳ
VD : Thuê nhà từ tháng 1 đến tháng 6 và thực hiện thanh toán 1 lần vào tháng, thì tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT)
Có TK: 331,111, 112
Lời kết
Văn phòng ngoài là nơi làm việc còn là nơi xây dựng nên nền văn hoá của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thông minh là doanh nghiệp biết lựa chọn mô hình thuê văn phòng phù hợp nhằm phát huy hết những thế mạnh của mình. Thông qua bài viết về lĩnh vực thuê văn phòng, hãy bắt đầu công cuộc tìm kiếm mẫu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp mình ngay từ hôm nay nhé. Dangkykinhdoanh.com chúc bạn thành công!
