Quản trị MarketingDoanh nghiệp

7 bước lập kế hoạch truyền thông đúng chuẩn

Lập kế hoạch truyền thông là công việc rất quan trọng của một người làm truyền thông – Marketer. Nó như một bản đồ để bạn biết được bạn cần điều hướng dự án truyền thông đó như thế nào cho đúng.

Điều đặc biệt hơn, kế hoạch truyền thông vô cùng linh hoạt, có thể nói không hề có một mẫu số chung nào dành cho kế hoạch truyền thông vì mỗi dự án sẽ có những đặc điểm khác nhau dẫn đến kế hoạch mẫu cũng bị thay đổi.

Những chia sẻ dưới đây có thể sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình lập kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Những điều cơ bản bạn cần biết về lập kế hoạch truyền thông.

Xây dựng kế hoạch truyền thông (Communication Strategy) không chỉ là một môn khoa học, nó còn thể hiện tính nghệ thuật. Những biến tấu khôn lường của kế hoạch trong mỗi dự án và rất khó để kiếm được mẫu số chung “hoàn hảo” cho bản kế hoạch. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, môi trường mà mỗi kế hoạch truyền thông sẽ đem lại hiệu quả, lợi ích khác nhau.

Để lên được một kế hoạch truyền thông bạn cần nắm vững sơ đồng SMCRFN dưới đây:

Kế hoạch truyền thông

Lập kế hoạch truyền thông cần chú ý đến sơ đồ SMCREFN

Chữ S (Source/Sender – Nguồn): Đây là yếu tố đầu tiên, khởi đầu cho những thông tin của cá nhân hay tổ chức truyền đến với công chúng.

Chữ M (Message – Thông điệp): Chủ đề, nội dung chính muốn gửi gắm, truyền tải trực tiếp đến khách hàng.

Chữ C (Channel – Kênh): Lựa chọn nơi để truyền tải phù hợp giúp tăng hiệu ứng và tiếp cận đúng với đối tượng cần truyền tải. Điều này vô cùng quan trọng, bao gồm kênh online và offline.

Chữ R (Receiver – Người nhận): Người nhận là đối tượng khách hàng, công chúng mà cá nhân hay tổ chức cần nhắm đến. Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ đối tượng mà bạn muốn nhắm đến thật cẩn thận sẽ giúp việc truyền tải thông điệp dễ dàng và hiệu quả nhất.

Chữ F (Feedback – Phản hồi): Đừng nghĩ những đề xuất, việc làm của bạn là hoàn toàn đúng. Bạn chỉ là người tạo ra, còn khách hàng mới là người trải nghiệm sử dụng sản phẩm/dịch vụ đó. 

Chữ N (Noise – Nhiễu): Độ nhiễu là vấn đề nguy hiểm cho kế hoạch truyền thông của bạn. Mặc dù bạn muốn truyền thông điệp đến công chúng một đằng nhưng vì một số yếu tố môi trường, dư luận tác động vào thông điệp của bạn khiến sự truyền tải bị lệch lạc. Có thể ảnh hưởng phá nát kế hoạch truyền thông của bạn và có những rủi ro bất ngờ. 

Tóm lại, với mô hình SMCFN này là mô hình cơ bản mà người làm truyền thông nào cũng cần nắm rõ để bắt tay vào làm dự án kế hoạch truyền thông. Mỗi khi lập kế hoạch truyền thông, bạn cần hiểu đúng bản chất của nó để tạo dựng nền móng một cách đúng đắn, tốt nhất.

Làm cách nào để tạo dựng kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh? Dưới đây là 7 bước  lập kế hoạch phù hợp.

Các bước lập kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp bạn cần biết

Bước 1 Phân tích tổng quan yếu tố môi trường bên ngoài

Mục đích của việc phân tích môi trường ngoài giúp bạn định hình được bạn đang ở đâu, bạn đang đối diện với vấn đề gì và với ai, những thứ bạn có và bạn thiếu cần dung hòa bồi đáp, khắc phục những điểm yếu để phù hợp với thị trường và phát huy, khai thác điểm mạnh một cách tối đa. Các cụ có câu không hề sai: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Xác định đối thủ trực tiếp, gián tiếp của bạn là điều quan trọng để biết rằng bạn có thể chống chọi họ ở điểm nào trong thị trường.

Kế hoạch truyền thông

Mô hình SWOT rất quan trọng trong việc phân tích tổng quan trước khi lập kế hoạch truyền thông

Phân tích mô hình SWOT rất hiệu quả trong việc nghiên cứu. Tất cả Marketer – PR khi muốn bắt tay vào một dự án bất kỳ đều cần đụng đến mô hình này. Strength (điểm mạnh), Weaknesses sẽ thể hiện rõ cho bạn thấy được nội lực của bạn. Opportunities (cơ hội), Threats (điểm yếu) thể hiện rõ những yếu tố bên ngoài. Những điểm bạn cần quan tâm hàng đầu:

  • Đối thủ của bạn là ai?
  • Đối thủ của bạn đã và đang làm gì với những vấn đề tương tự với vấn đề của bạn?
  • Các trang báo chí chính thống nói gì về vấn đề mà bạn sẽ đang và sẽ làm?
  • Ngày tháng năm đặc biệt liên quan đến vấn đề bạn làm? 
  • Bối cảnh pháp luật liên quan đến vấn đề của bạn?

Bước 2 Xác định mục tiêu truyền thông

Bất kỳ mục tiêu truyền thông nào cũng cần cẩn thận, đo lường cụ thể, mục tiêu đó sẽ đạt trong khoảng thời gian rõ ràng. Bạn đã phân tích, nghiên cứu và cách nhìn tổng quan vì vậy việc xác định mục tiêu rõ ràng để có thể tiếp cận, đánh trúng vào nhu cầu của khách hàng và đem về tệp khách hàng mục tiêu chất lượng. Để làm được điều này, bạn cần tận dụng “thần phù thủy” đó là phân tích mô hình SMART.

Kế hoạch truyền thông

Mô hình SMART nhằm đo lường cụ thể mục tiêu

  • Specific – Cụ thể
  • Measurable – Sự đo lường được
  • Achievable – Tính khả thi của vấn đề
  • Realistic – Thực tế
  • Time – Yếu tố thời gian cần tập trung

Việc phân tích này giúp bạn tạo được ấn tượng mạnh và mãi mãi, giúp đo lường được mục tiêu, thị trường và nhu cầu của khách hàng. Nhờ vào phân tích mô hình này bạn dễ dàng thể hiện được ý tưởng chính của toàn bộ chương trình, mục tiêu của kế hoạch.

Bước 3 Xác định đối tượng công chúng mục tiêu

Công chúng mục tiêu là đối tượng bạn cần truyền tải thông tin, thông điệp tiếp cận với họ. Bắt đầu từ bước này trở về sau, khi bạn quyết định đưa ra ý kiến gì bạn cần nhìn lại những bước trên để chắc chắn hơn cho sự quyết định. Với bước này so với mô hình đầu tiên thì bước này thể hiện công chúng mục tiêu là Receiver – Người nhận. 

Kế hoạch truyền thông

Xác định khách hàng mục tiêu của chiến dịch truyền thông nhằm đi đúng hướng và có hiệu quả cao.

Hãy xác định thật kỹ đối tượng mà bạn nhắm đến khi đưa vào nhóm công chúng tiềm năng. Đây là bước để định hướng sẽ truyền thông điệp cho ai và nhắm thế nào cho phù hợp. Nếu để chung công chúng mục tiêu thì khó thực hiện kế hoạch bởi mối quan tâm của từng nhóm công chúng là khác nhau. Sau khi phân loại mục tiêu, nhóm nào dễ tác động sẽ thực hiện truyền thông trước. Bằng những cách đo lường và sử dụng những thông tin phân tích trên thị trường, bạn có thể tìm cho mình đối tượng phù hợp để tiếp cận trực tiếp đến họ.

Bước 4 Xác định thông điệp cần truyền tải

Có thể nói ngôn từ sẽ đi sâu vào tâm trí của người được truyền tải. Để có thể tiếp cận được đối tượng tiềm năng bạn cần phải có content siêu đỉnh. Các thông điệp sẽ ngắm toàn bộ quá trình truyền thông của bạn, nó sẽ là điều chiếm nhiều sự quan tâm không kém bên cạnh sản phẩm. Thông điệp của nhãn hàng là những gì bạn muốn nói với mọi người, một thông điệp hay sẽ giúp thương hiệu của bạn được ghi nhớ lâu trong tâm trí của khách hàng. Để tạo nên một thông điệp hay cần nên chú ý:

Kế hoạch truyền thông

Thông điệp truyền tải đến công chúng cụ thể và dễ hiểu

Lý do bạn là việc đó và truyền tải những gì bạn làm?

Truyền tải những gì làm mới mẻ, tạo nên sự thay đổi

Trình bày hết những gì bạn muốn truyền tải ra với công chúng.

Bước 5 Xác định kênh truyền thông phù hợp

Bạn nên chọn những kênh truyền thông nào mà có công chúng mục tiêu ở nơi đó, nhưng đôi khi còn phải tùy thuộc vào công chúng mục tiêu của bạn ở đâu, tập trung nơi nào đông nhất. Hiện tại, có vô vàn kênh truyền thông và bạn chỉ cần chọn 1 kênh là đại diện chính. 

Kế hoạch truyền thông

Kênh truyền thông phù hợp với chiến dịch và đối tượng mục tiêu bạn đang nhắm tới

Tùy thuộc vào kênh mà chúng ta lựa chọn, ví dụ báo chí có các bài báo, những kênh ảnh có những bức ảnh, mạng xã hội có thể đưa những clip, radio… Ở Việt Nam có hơn 300 kênh phát thanh và truyền hình, 7 đài truyền hình, hơn 800 tờ báo, tạp chí, đó là chưa kể tới quảng cáo ngoài trời OOH, quảng cáo tại điểm bán, … cùng hàng trăm phương tiện truyền thông mới trên nền tảng mạng xã hội.

Phụ thuộc vào ngân sách cho chiến dịch truyền thông mà bạn có thể chọn 1 hay tích hợp nhiều kênh truyền thông. Cẩn thận khi chọn kênh truyền thông phù hợp với chiến dịch và đối tượng của bạn. Chỉ cần lỡ chọn sai kênh thì dù thông điệp của bạn có hay đến cỡ nào cũng sẽ không đạt hiệu quả như mong đợi.

Bước 6 Lên chiến thuật truyền thông và “cân đo” ngân sách

Ở bước này, tất cả kế hoạch chi tiết sẽ được miêu tả và “định giá”. Kế hoạch truyền thông nào cũng cần chi phí ngân sách để thực hiện, nhưng các Marketer cần lưu ý ở bước này, ngân sách đề ra và kế hoạch cần phải phù hợp với nhau, với chi phí bỏ ra hợp lý và nhận lại được hiệu quả cao. Cần dựa sát vào những bước trên và cẩn thận trong từng bước để có thể đề ra bản ngân sách chuẩn nhất, tránh được rủi ro ở mức tối thiểu.

Kế hoạch truyền thông

Ngân sách phù hợp, cân đo hợp lý với một bản kế hoạch thật chi tiết

Nếu bạn đề xuất bản ngân sách cao thì bạn nên làm kế hoạch thật chi tiết và cụ thể. Vì khi bạn thể hiện rõ ràng chi tiết thì tỷ lệ được chấp thuận thông qua càng cao.

Bước 7 Đo lường, theo dõi và báo cáo việc lập kế hoạch truyền thông

Chạm đến bước cuối cùng của kế hoạch, đây là bước bạn đo lường mục tiêu so với những điều đề ra lúc ban đầu. Xem xét và rút kinh nghiệm những điều chưa đạt để rút kinh nghiệm cho những chiến dịch tiếp theo. Quá trình thực hiện của bạn được đánh giá dựa vào những yếu tố dưới đây:

  • Tần suất chiến dịch xuất hiện trên báo chí
  • Hậu chiến dịch có sự tương tác sôi nổi với công chúng
  • Những ý kiến, phản hồi của công chúng đối với chiến dịch
  • Đo lường số liệu tương tác với thương hiệu.

Kết luận

Trên đây là những bước để thực hiện lập kế hoạch truyền thông. Bạn cần nắm rõ và thực hiện một cách chi tiết để tránh các rủi ro. Lập kế hoạch truyền thông là kỹ năng vô cùng quan trọng, nó đòi hỏi sự kiên trì, cẩn thận, trầy trật. Nhưng nếu bạn cho ra bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và chất lượng, chắc chắn rằng bạn sẽ gặt được nhiều trái ngọt một cách vinh quang.

Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp ích cho bạn để đưa ra những kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp đúng hướng và đạt hiệu quả cao.

>>> Mời bạn đọc thêm: Quản trị Marketing và vai trò “thần kỳ” của Marketing trong doanh nghiệp.

Sending
Đánh giá bài viết
(2 votes)

Leave a Comment